Yhteenveto toimintavuodesta 2020
Konsortion toimintaa ohjaa vuosittainen toimintasuunnitelma ja ohjausryhmän asettamat painotukset. Sen lisäksi toiminnassa otetaan huomioon vuoden mittaan tulevat jäsenten toiveet ja toteutetaan toimintasuunnitelman ulkopuolelta yhteishankkeita ja mahdollisuuksien mukaan tutustutaan yhteisesti uusiin e-palveluihin. Vuosi 2020 oli poikkeuksellinen koronapandemian vuoksi. Kirjastot jouduttiin pandemian vuoksi sulkemaan äkisti 2,5kk ajaksi. Tämä asetti haasteita myös Konsortion toiminnalle ja vuoden 2020 asetetuille tavoitteille.
Toimintasuunnitelman mukaan vuoden 2020 tavoitteet olivat edistää digitaalisen median palvelukonseptin selvityshankkeen etenemistä, toteuttaa Koko kansa lukee -kampanja, tuottaa perinteinen Hankintapäivä ja osallistua aktiivisesti sekä kansalliseen että kansainväliseen kirjastoalan ja sidosryhmien toimintaan.
Koronapandemia pakotti kirjastoja reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin: sulkupäätöksiin ja rajoitettuihin palveluihin. Myös Konsortion toiminnassa kirjastoiden sulkeminen ja myöhemmin rajoitetut palvelut otettiin huomioon ja pyrittiin nopeasti laajentamaan digitaalisia palveluja ja sopimuksia kirjastoiden palveluiden ylläpitämiseksi. Varsinkin kevät, maaliskuusta toukokuun loppuun, oli nopean reagoinnin aikaa ja Konsortio neuvotteli palveluja ja sopimuksia kirjastoiden muuttuneisiin tarpeisiin. Haasteena oli kirjastoiden sulkuaikana tavoittaa päätöksentekijöitä, sillä osassa kirjastoja oli lomautettu henkilöstöä, eikä näin ollen kaikkia etäpalvelusopimuksia pystytty kirjastoissa hyödyntämään.
Koko kansa lukee -kampanjan valmistelut aloitettiin jo vuoden 2019 joulukuussa, pyytämällä kustantajilta tarjoukset kampanjakirjoista. Kustantajat ovat perinteisesti olleet aktiivisesti mukana tarjoamassa ja niin nytkin. Kampanja aikataulutettiin alkamaan maanantaina 16.3. Aloituspäivä sattui koronapandemiakriisin ensimmäiseen vaiheeseen, jolloin Suomen hallitus ilmoitti laajoista sulkutoimista, joiden perusteella myös kirjastot suljettiin reilun kahden kuukauden ajaksi. Sulkupäätöksen vuoksi kampanjassa mukana olevien kustantajien kanssa sovittiin heti kampanjan alussa, että kampanja-aikaa pidennetään ja näin kampanja jatkui 13.4. saakka. Lisätietoja kampanjasta Kirjastot.fi-sivustolta.
Suomen hallituksen ilmoittaessa 16.3. laajoista sulkutoimenpiteistä Suomessa, Konsortio aloitti välittömästi neuvottelut LM Tietopalveluiden kanssa kotimaisten sanomalehtien saamiseksi etäkäyttöön. Hallituksen määräyksellä kirjastot suljettiin 18.3. joka asetti neuvotteluille tiukan aikataulun ja päätimme keskittyä neuvotteluissa keskeisiin kotimaisiin sanomalehtiin: Helsingin sanomiin, Turun Sanomiin, Keskisuomalaiseen, Etelä-Suomen Sanomiin, Pohjalaiseen ja Lapin Kansaan sekä valtakunnallisena lehtenä Maaseudun Tulevaisuuteen. Helsingin Sanomat, Turun Sanomat ja Maaseudun tulevaisuus suostuivat lähtemään mukaan poikkeusajan etäkäyttösopimukseen ja he saivat hinnoiteltua lehtien etäkäyttölisenssin nopeasti kirjastoille. Em.ju6b lehdet saatiin kirjastoille etäkäyttöön 1.4. ja sopimus päättyi 30.6. Sanomalehtien jakelukanavana oli eMagz, jossa kirjastoiden etäkäyttö on toteutettu tunnistautumalla palveluun kirjastokortin numeron ja pin-koodin avulla. Keväällä 2020 vain 9 kirjastokimpalla oli etäkäyttöinen eMagz ja viestintä- ja tavoitettavuusongelmien vuoksi vain 5 kirjastokimppaa osti sanomalehtien etälukulisenssit.
Kirjastoiden sulkeminen synnytti kirjastoille tarpeen tuottaa perinteisiä palveluja, kuten satutunteja, verkossa. Kirjallisuuden käyttöluvat eivät kuitenkaan kata kirjallisuuden esittämistä digitaalisesti verkossa ja Sanaston aloitteesta aloitettiin neuvottelut poikkeusajan kirjallisuuden digitaalisesta esitysluvasta. Konsortio oli mukana aktiivisesti neuvotteluissa yhdessä VaKen ja Helsingin kaupunginkirjaston kanssa. Luvan tarkoituksena oli mahdollistaa mm Satutuntien streamaaminen verkkoon ja näin kirjastopalveluiden saattaminen asiakkaiden ulottuville. Sopimus saatiin aikaiseksi hyvin nopeasti, mutta tiedottaminen osoittautui hankalaksi ja aiheutti väärinkäsityksiä. Sopimuksen puitteissa joitakin kirjastoja tuotti kirjallisuushetkiä verkkoon, mutta suurin osa kirjastoista ei pystynyt lomautusten vuoksi hyödyntämään sopimusta. Käytyjä neuvotteluja ja kokemuksia poikkeusajan luvasta hyödynnetään Sanaston ja Kuntaliiton välisissä neuvotteluissa kirjallisuuden kuntalisenssistä.
Kolmantena isona asiana koronakriisin alussa oli rinnakkaisten kokoelmien testaus. Ellibs lähestyi Konsortiota ja tarjosi mahdollisuutta testata heidän e-kirjapalvelualustalle kehittämää rinnakkaisten kokoelmien teknologiaa, jossa paikalliskokoelmiin yhdistetään valtakunnallinen kokoelma. Testauksen tavoitteena oli parantaa kuntien mahdollisuutta vastata kasvaneeseen e- ja äänikirjojen kysyntään kirjastoiden sulkuaikana sekä tuottaa tietoa Digimediahankkeelle rinnakkaisten kokoelmien teknologiasta ja aineiston kysynnän jakautumisesta valtakunnallisessa kokoelmassa alueellisesti. Testikokoelman nimekkeet valitsi valtakunnallinen valintaryhmä. Valtakunnallinen kokoelma aktivoitiin kaikille kirjastoille, joilla oli käytössään e-kirjapalvelu (Axiell/Biblio tai Ellibs). Ne kirjastot, joissa oli Ellibs-kirjasto, hyödynsivät sekä paikallista että valtakunnallista kokoelmaa saman käyttöliittymän kautta. Testaus kesti neljä kuukautta, testikokoelmassa oli 128 nimekettä, 30 yhtäaikaisen käyttäjän lisenssillä. Testauksesta maksettiin Ellibsille vain sisällön hinta kustantajien hinnoittelun mukaan (~26000€). Testauksen tulokset esiteltiin Hankintapäivässä ja esitys on katsottavissa Kirjastokaistalla.
Valtion lisätalousarviosta IV esitettiin 800 000e määrärahaa lasten ja nuorten e-aineistojen valtakunnallisten käyttölisenssien hankintaan kaikille Manner-Suomen yleisille kirjastoille. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi/ohjasi erityisavustuksen Helsingin kaupunginkirjastolle. Konsortion rooli on organisoida hankinnan kilpailutus, valtakunnallisen valintatyöryhmän toiminta sekä valintaryhmän valitseman aineiston hankinta valtakunnallisesti Manner-Suomen yleisille kirjastoille ja hankintaan liittyvien rahavirtojen hallinnointi. Avustuksesta suurin osa käytetään e- ja äänikirjalisenssien hankintaan sekä lisenssien ylläpidosta ja käytöstä aiheutuviin kustannuksiin. Hankinnan haasteena on yhteishankintayksikön puuttuminen, sekä se, että hankinta joudutaan rakentamaan erillisenä voimassa olevan puitesopimuksen päälle. Hankinnan haasteellisuuden vuoksi tarjouspyyntö sekä hankintapäätös ja kokoelman käyttöönotto siirtyivät vuodelle 2021.
Konsortio osallistui alkuvuodesta yhdessä VAKEn ja Helsingin kaupunginkirjaston kanssa Digimediahankkeen (kuntien yhteisen digitaalisen median palvelukonseptin -selvityshanke) valmisteluun ennen projektipäällikön palkkaamista. Konsortiolla on edustaja hankkeen ohjausryhmässä ja toimii myös asiantuntijana hankeen työryhmissä.
Hankintapäivä toteutettiin 13.10. webinaarina. Kevään kokouksessa ohjausryhmä päätti, että tilaisuus pidetään vallitsevan pandemiatilanteen vuoksi etänä ja vain puolipäiväisenä. Samalla ohjausryhmä esitti Hankintapäivässä käsiteltäviksi aiheiksi yhteisen kokoelman tekniikkatestauksen tulosten esittelyn, hankintayhteistyön ja valtakunnallisen digimediahankkeen esittelyn sekä VoD palvelujen esittelyn. Lisäksi toivottiin ”julkkisesiintyjää” aiheella: paniikkipuhe, kirja-alan muutokset. Pääpuhujana Hankintapäivässä oli Ylen digitaalisen strategian päällikkö Mikael Hindsberg aiheella ”Palvelukehitys nopeasti muuttuvassa maailmassa”. Hankintapäivän esitykset ovat katsottavissa Kirjastokaistalla.
Konsortion sivut päivitettiin osana Kirjastot.fi sivujen päivitystä saavutettaviksi. Päivityksessä käytiin läpi Konsortion sivujen rakenne sekä tarpeelliset dokumentit. Rakenne pysyi pääsääntöisesti entisellään, julkaistavista dokumenteista päätettiin jättää pois toimintasuunnitelmat, sillä niiden julkaiseminen ei ole yleinen käytäntö. Konsortion sivuille lisätään Koko kansa lukee -sivu, jolle kerätään kaikki kampanjatieto vuosittain.
Konsortion ohjausryhmä kokoontui kaksi kertaa. Ohjausryhmässä käytiin läpi toteutunutta toimintaa sekä keskusteltiin toiminnan painopistealueista. Keväällä ohjausryhmän kokouksessa (muistio) käsiteltiin Konsortion budjetti ja sovittiin varauksesta Digimediahankkeen mahdollisten testausten sisältöön. Vuoden 2020 toiminnan painopistealueiksi nimettiin digitaalisen median koti- ja pohjoismaisen tarjonnan selvittely, e-aineistotyöryhmän aktivointi, hankintayhteistyön kehittäminen sekä konsortion työn näkyväksi tekeminen. Syksyn kokouksessa (muistio) keskusteltiin mm VoD palveluiden kilpailutuksesta ja tarpeesta työryhmälle selvittämään VoD palveluiden tarjontaa. Elokuvapalveluiden kilpailutuksen haasteena on yhteishankintayksikön puuttuminen. Asiaa työstetään yhdessä FineLibin kanssa ja keväällä 2021 tuotetaan kirjastoille ”ohjeistus” elokuvapalveluiden valintaan ja hankintaan.
Yleisten kirjastojen konsortion jäsenenä on tällä hetkellä 279 kuntaa. Manner-Suomen kunnista puuttuu vain 14 kuntaa. Konsortion budjetti muodostui jäsenmaksukertymästä, joka oli 100350€, ja siirrosta edelliseltä vuodelta, 80 000€. Konsortion budjetista maksettiin palkkojen ja muiden yleis- ja hallintokulujen lisäksi Koko Kansa Lukee- kampanjan kulut sekä rinnakkaisten kokoelmien testauksessa käytetty sisältö. Menot olivat kokonaisuudessaan 62 500€.
Yhteenvetona voi todeta, että Yleisten kirjastojen konsortion toiminnalle asetetut tavoitteet saavutettiin suunnitellusti toimintavuoden aikana. Koronavuoden opetus oli, että nopeasti muuttuvaan maailmaan on reagoitava nopeasti ja seurattava aktiivisesti tiedotusta. Nopeasti vaihtuvat tilanteet vaativat myös nopeaa päätöksen tekoa, eikä kaikkia kirjastoille neuvoteltuja sopimuksia pystytty ottamaan käyttöön. Koronan aiheuttamassa tilanteessa tiedotuksen olisi pitänyt olla etupainotteista, eli tiedottaa tekeillä olevista asioista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta päätöksenteossa olisi pystytty paremmin ottamaan huomioon mahdolliset tulevat sopimukset, joiden turvin olisi ollut mahdollista tarjota palveluja verkon välityksellä.
Tapaamiset ja kokoukset
Koronapandemia rajoitti vuonna 2020 fyysisiä tapaamisia ja kokouksia. Kokoukset siirtyivät verkkoon, Teamsin ja zoomin välityksellä. Tapahtumat toteutettiin tuotantoyhtiöiden, kuten Kirjastokaistan, avustuksella verkkoon webinaareina. Asioita valmisteltiin huomattavasti sähköpostitse, Teams -keskusteluina ja dokumenttien tuottamisena Google Docsissa.
Tammikuu
17.1. Barney Allan, Digital Content Association: MH
23.1. Kirjastoiden koulutustarpeet, yhteistyöpalaveri FinElibin kanssa: MH, AK
30.1. Mediapäivä, osallistuminen: MH
Helmikuu
10.2. Digimediahankkeen valmistelua: MH, VNH, KV, MS, PLP, AL, JL
11.2. Koko kansa Lukee, valmistelua: MH, Kirjastokaista
11.2. Rockway yhteistyöpalaveri: MH
12.2. Lukulumo, yhteistyöpalaveri: MH
Maaliskuu
10.3. Viddla, yhteistyöpalaveri: MH
11.3. Keväthumaus –seminaari, osallistuminen: MH
12.3. Tietosuojakoulutus: MH
16.3. Digilehtien etäkäyttö poikkeusajalle, valmistelu: LM Tietopalvelut/Aleksi Tykkä, MH
16.3. Digitaalisten aineistojen hankinta webibaarin suunnittelu, yhteistyöpalaveri: MH, AK, FinElib
23.3. Tilastowebinaari kirjastoille: MH
24.3. Digilehtien etäkäyttö poikkeusajalle, valmistelu: LM Tietopalvelut/Aleksi Tykkä, MH
25.3. Digitaalisten aineistojen hankinta -webinaari kirjastoille: MH, AK, FinElib. Peruuntui poikkeusolojen vuoksi
25.3. Kirjastoiden poikkeusajan kirjallisuuden esityslupa, yhteistyöpalaveri: Sanasto, MH, VNH, MS, KV, AL
26.3. Rinnakkaisten kokoelmien testaus, valmistelu: MH, VNH
30.3. Rinnakkaisten kokoelmien testaus, yhteistyöpalaveri: Ellibs, MH, VNH, MS, AL, KV, AK
31.3. Sanomalehtien etälisenssit, yhteistyöpalaveri: LM Tietopalvelut/Aleksi Tykkä, MH
Huhtikuu
2.4. Kirjastoiden poikkeusajan kirjallisuuden esityslupa, yhteistyöpalaveri: Sanasto, MH, VNH, MS, KV, AL
7.4. Biblio Pro testaus: Axiell, MH
16.4. Otavan äänikirjat, yhteistyöpalaveri: Otava, MH, VNH
17.4. Satakunnan kirjastopäivät, paneelikeskustelu: MH, peruuntui
21.4. KEHU-kahvit, Ake-Porvoo, ajankohtaisia asioita: MH
23.4. Hatch Kids, yhteistyöpalaveri: MH, HM
29.4. Kirjastoiden tulevaisuus, webinaari, esitelmä: MH
Toukokuu
5.5. FinElib ja Konsortio, ajankohtaista, yhteistyöpalaveri: MH
6.5. Ohjausryhmän kokous, Teams
6.5. Konsortion ja VAKEn ajankohtaiset asiat: MH, VNH, MS, LA, PLP, JL
7.5. Rinnakkaisten kokoelmien testaus, valmistelua: MH, VNH, MS, AL
13.5. Konsortion ja VAKEn ajankohtaiset asiat: MH, VNH, MS, LA, PLP, JL
14.5. Rinnakkaisten kokoelmien valtakunnallisen valitsijatyöryhmän valmistelua: MH
20.5. Konsortion ja VAKEn ajankohtaiset asiat: MH, VNH, MS, LA, PLP, JL
27.5. Konsortion ja VAKEn ajankohtaiset asiat: MH, VNH, MS, LA, PLP, JL
Kesäkuu
3.6. Konsortion ja VAKEn ajankohtaiset asiat: MH, VNH, MS, LA, PLP, JL
10.6. Digimediahankkeen valmistelua: MH, VNH, KV, MS, PLP, AL, JL
16.6. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, hankeselvittelyä: OKM, MH, VNH
23.6. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, hankeselvittelyä: FineLib, MH, VNH
24.6. Digimediahankkeen valmistelua: MH, VNH, KV, MS, PLP, AL, JL, SS
Heinäkuu
29.7. Digimediahankkeen valmistelua: MH, SS
Elokuu
4.8. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, valmistelua: MH, AO
27.8. eMagz etälehdet, yhteistyöpalaveri: LM Tietopalvelut/Aleksi Tykkä, MH
27.8. Kirjastokino, yhteistyöpalaveri: MH
31.8. Digimediahankkeen valmistelua: MH, SS
Syyskuu
1.9. Digimediahanke, pilotin suunnittelua, yhteistyöpalaveri: Axiell, MH, SS
2.9. Hankintapäivä, valmistelua: Kirjastokaista, MH
4.9. Digimediahanke, pilotin suunnittelua, yhteistyöpalaveri: Overdrive, MH, SS
8.9. Digimediahanke, ohjausryhmä: MH
9.9. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, hankeselvittelyä: Hansel, MH, VNH
9.9. Digimediahanke: Teknologiaselvityksen aloitusworkshop: MH
16.9. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, tiedotuksen suunnittelua: MH, VNH, JL
17.9. Digimediahanke: verkkoseminaari sidosryhmille: MH
22.9. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, hankeselvittelyä: Hansel, Kuntaliitto, MH, VNH
24.9. Världensbibliotek update with Jesper Klein, yhteistyöpalaveri: MH
29.9. Digimediahanke, pilotin suunnittelua, yhteistyöpalaveri: Axiell, MH, SS
Lokakuu
2.10. Digimediahanke: ohjausryhmän 3. kokous: MH
7.10. Digimediahanke, pilotin suunnittelua, yhteistyöpalaveri: Axiell, MH, SS
9.10. Hankintapäivä, valmistelua: Kirjastokaista, MH
13.10. Hankintapäivä, webinaari kirjastoille: Kirjastokaista, MH
13.10. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, hankeselvittelyä: Hansel, MH, VNH
20.10. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, valmistelua: MH, AO
21.10. Ohjausryhmän kokous: MH; VNH
26.10. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, hankeselvittelyä: Hansel, MH, VNH
Marraskuu
2.11. Tulosbudjettien valmistelu: MH, VNH
9.11. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, kilpailutuksen valmistelua: MH, AK, VNH, Hansel
11.11. Digitaalisten aineistojen hankinnan perusteet webinaarin suunnittelua, yhteistyöpalaveri: FineLib, Kirjastokaista, MH, AK
11.11. Digimediahanke, palvelukonsepti ja lisenssointimallit: MH, SS
13.11. Digimedia hanke, käyttäjäkokemukset: MH
16.11. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, tiedotus, valmistelu: MH, JL
20.11. digimediahanke: e-kirja-asiantuntija: MH
25.11. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, kilpailutuksen valmistelu: Hansel, MH, AK, VNH
27.11. Biblion tilastoinnin kehittäminen, yhteistyöpalaveri: Axiell, MH
Joulukuu
1.12. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, kilpailutuksen valmistelu: Hansel, MH, AK, VNH
3.12. Sanaston ja kirjastotoimijoiden etätapaaminen: MH
8.12. Digitaalisten aineistojen hankinnan perusteet webinaarin suunnittelua, yhteistyöpalaveri: FineLib, Kirjastokaista, MH, AK
10.12. Digimediahanke: ohjausryhmän 4. kokous: MH
10.12. Kansalaiset ja e-aineistot –kysely, valmistelua, yhteistyöpalaveri: TNS Kantar, MH, SS
11.12. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, kilpailutuksen valmistelu: Hansel, MH, AK, VNH
15.12. Lasten ja nuorten digimediakokoelma, kilpailutuksen valmistelu: Hansel, MH, AK, VNH
15.12. Kansalaiset ja e-aineistot –kysely, valmistelua, yhteistyöpalaveri: TNS Kantar, MH, SS
30.12. YKK:n verkkosivujen päivitys, valmistelua: Kirjastot.fi, MH
Henkilöistä käytetyt lyhenteet
MH = Marja Hjelt
AK = Aino Ketonen
VNH = Virva Nousiainen-Hiiri
JL = Johanna Laurila
KV = Katri Vänttinen
MS = Matti Sarmela
AL = Aija Laine
PLP = Päivi Litmanen-Peitsala
VAKE = Yleisten kirjastojen valtakunnallinen kehittämisyksikkö