Aika ja paikka
7.9.2021 klo 13 – 14:45 Teams
Läsnä
YKN:n nimittämä metatietoryhmä:
Antti Heikkinen, Oulu
Maarit Helén, Tampere
Kaisa Hypén (pj., muistio), Turku
Katriina Jylhä, Vaasa
Sanna Kuosa, Lahti
Marjut Puominen, Helsinki
Sirpa Tuomisto, Kokkola
Leena Vainikainen, Pori
Mari Vidgren, Kuopio
Poissa:
Matti Sarmela, VAKE
Käsiteltävät asiat
1 Kuvailun ekosysteemi
YKN:n toimeksiannosta:
”Hahmotella kuvailun ekosysteemin kokonaiskuvaa yleisten kirjastojen näkökulmasta: mitkä ovat eri toimijoiden roolit ja miten metatieto liikkuu elinkaarensa eri vaiheissa (hankintatiedot, täydet kuvailutiedot, replikoinnit eri järjestelmien välillä)”
Kirjastoille tehdyssä kyselyssä yhdeksi kuvailutyön haasteeksi mainittiin kuvailutietojen manuaalinen poiminta ja siirtely eri järjestelmien välillä. Vastausten perusteella kuvailuun käytettävästä työajasta valtaosa kuluu tietueiden poimintaan ja muokkaukseen.
Kansalliskirjaston sivuilla on kuvattuna kuvailuprosessin kulku kaaviona Aleph-, Alma- ja Aurora-järjestelmissä sekä Koha-TäTi-kuvailussa:
Kuvailuprosessi - Melinda - kansallinen metatietovaranto - Yleinen sivusto (kiwi.fi)
Käytiin kaavioita läpi, samoin Leenan laatimia, mahdollisesti vielä päivittyviä kuvauksia Satakirjastojen käytännöistä (uusi tietue, järjestelmässä jo olevan tietueen päivitys).
Nämä kuvaukset löytyvät työryhmän Teamsista myös Metatietovirtakuvaukset-kansiosta.
Keskusteltiin kuvailutyöhön ja sen sujuvuuteen vaikuttavista tekijöistä:
Paikalliskannoissa oleviin tietueisiin tulee päivityksiä Melindasta ja Kirjastopalvelusta, nämä eivät aina synkassa keskenään, vaan tietueita päivitetään eri logiikoilla. Automaattisia replikointeja ei siitä syystä voida hyödyntää, vaan muutoksia päivitetään paikalliskantoihin manuaalisesti Kirjastopalvelun viikkotiedotteen ja Melinda-cat-listan perusteella. Automatiikan hyödyntämiseen vaikuttaa myös se, ettei olemassa olevien tietueiden kenttiä voida suojata halutulla tavalla, joten myös ne tiedot, joiden ei haluta muuttuvan, saattavat päivittyä
Tietokantojen eriaikaiset konversiot (RDA ja YSA > YSO) hankaloittavat automatiikan hyödyntämistä. Yleisille kirjastoille tärkeää Kaunokki > KAUNO-konversiota ei ole toistaiseksi tehty.
Ennakkotiedot: voisiko poimia suoraan Melindasta paikalliskantoihin? Olisiko yksi mahdollinen ratkaisu, että hankintaportaali noutaisi ennakkotiedot Melindasta?
Melindan Fennica-aineiston kaunokirjallisuustietueita päivitetään paikalliskannoista; Kirjastopalvelu kuvailee Melindaan ilman asiasanoja, paikalliskantoihin siirretään myös asiasanat.
Epävarmuus tulevasta kuvailuformaatista ja muutosten aikataulusta heijastuu jo nyt kuvailun infrastruktuuriin ja esim. järjestelmien kehitystyöhön
Jatketaan YKN:lle tehtävän esityksen valmistelutyötä tässä listatun, aiemmin kirjattujen haasteiden ja kehitysehdotusten sekä eri yhteyksissä käytävien keskusteluiden pohjalta. Valmistelu jatkuu metatietoryhmän ja kuvailun asiantuntijoiden tulevissa tapaamisissa.
2 Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmän toimintasuunnitelma v. 2022
Ohjausryhmän seuraava kokous on 15.9., ja silloin asialistalla on ohjausryhmän toimintasuunnitelma vuodelle 2022. Mitkä voisivat olla yleisten kirjastojen näkökulmasta keskeiset asiat, joita ohjausryhmässä tulisi ensi vuonna käsitellä:
- Melindan alustan uudistaminen ja sen eteneminen: seuranta, arviointi
- Kuvailun ekosysteemi ja kokonaisarkkitehtuuri: ensi vuoden kehitysaskeleet ja tavoitteet (formaatti, laatu ja metatietovirrat) – mihin sektoreilla on tarpeen varautua, esim. konversiot
- Käytännön kehittämiskohteita: ennakkotietueet, sisällönkuvailuun liittyvät näkökulmat ja ontologiat
- Kokouksen muina asioina ovat mm. Kansalliskirjaston kuvailupolitiikka ja Melindan tilannekatsaus.
Linkki ohjausryhmän kokousaineistoihin.
3 Tiedotus ja viestintä
Kuvailijoiden YHTEISET-etäkahvit: järjestämisestä sovittu alustavasti Päivi Litmanen-Peitsalan kanssa. Valmistelu ei ole toistaiseksi edennyt, teemana voisi olla esim.metatiedon ja tiedonhaun yhteys ”miksi metatiedon pitää olla määrämuotoista”: kuvailua ohjaavat kansainväliset standardit, yhteentoimivuus ja vaihdettavuus
Lähiaikoina ilmestynyttä metatietoon liittyvää tiedotusta:
Tiedonhaun uutiskirje 8/2021 (kirjastot.fi) – teemana metatieto
PiKen kuvailutreffit ke 18.8. - Akepike.fi
Palataan valmisteluun tulevissa tapaamisissa.
4 Jatkotyöskentely ja seuraavan kokouksen ajankohta
Sovittiin asiantuntijaryhmien jäsenten kanssa pidettävän kokouksen ajankohdaksi 5.10. klo 10–12. Tapaamisessa jatketaan metatietovirtojen ja kuvailun käytännön haasteiden käsittelyä sekä yleisten kirjastojen toiveiden ja tarpeiden määrittely suhteessa kuvailun ekosysteemin jatkokehitykseen.
Metatietoryhmän seuraava tapaaminen on 2.11. klo 9–11. Kootaan yhteen tämän vuoden työskentelyn tuloksia ja sovitaan siitä, miten niitä esitellään YKN:lle.
5 Muut asiat