Yleisten kirjastojen metatietoryhmän muistio 1/2020

Aika ja paikka

25.11.2020 klo 13–15.20, Teams

Läsnä

Antti Heikkinen, Oulu

Maarit Helén, Tampere

Kaisa Hypén (muistio), Turku

Katriina Jylhä, Vaasa

Sanna Kuosa, Lahti

Marjut Puominen, Helsinki

Lissu Rossi, Kuopio

Matti Sarmela, VAKE

Sirpa Tuomisto, Kokkola

Leena Vainikainen, Pori

Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto

1. Työryhmän järjestäytyminen ja toimeksianto

Kokouksen aluksi pidettiin esittäytymiskierros.Käytiin läpi Matin alustuksen pohjalta (esitys) työryhmän tausta, toimeksianto ja tehtävät. Tärkeimpinä tavoitteina on kartoittaa yleisten kirjastojen kuvailutyöhön liittyviä haasteita ja resursseja, olla mukana kuvailutyön organisointiin liittyvässä tahdonmuodostuksessa ja suunnitella yleisten kirjastojen tiekarttaa kohti metatietovisiota.

Tässä työssä huomioidaan kuvailutyöhön vaikuttavat tekniset ja toimintaympäristöön liittyvät taustatekijät. Kehitystyön tavoitteina tulisi olla tehokkuus, yhteentoimivuus, rikastaminen, ekosysteemit ja tulevaisuuden informaatioympäristöihin vastaaminen.

Tehtävät ja niihin tässä vaiheessa liittyvät toimenpiteet on kuvattu tarkemmin muistion kohdassa 2.

Työryhmälle on perustettu Teams-kanava, jonne kerätään sen tehtäviin liittyviä dokumentteja. Tavoitteena on, että olennaiset dokumentit löytyisivät yhdestä paikasta.

2. Toimintasuunnitelma ja aikataulu

2.1. Kirjastoille laadittava kysely

Käytiin läpi ja muokattiin kokousaineiston liitteenä ollutta kyselyn luonnosta. Muokatut kysymykset lähetetään vielä kommentoitavaksi ja ohjelmaan viety kysely testattavaksi työryhmän jäsenille.

Sovittiin, että kysely avautuu 11.1.2021 ja vastausaikaa on kolme viikkoa eli 31.1.2021 asti. Kysely laaditaan Turun kaupunginkirjastossa Webropol-kyselyohjelmalla.

2.2. Kuvailun ekosysteemi yleisten kirjastojen näkökulmasta

Nina ja Matti kävivät kuvailun ekosysteemin tilannetta ja kuvailutyössä odotettavia muutoksia läpi:

  • Kustannusyhdistys on ottanut aikalisän omalta osaltaan, myös Kirjakauppaliitto on vetäytynyt toistaiseksi yhteistyöstä.
  • Kansalliskirjasto pyrkii kehittämään ekosysteemiä omalta osaltaan tekemällä yhteistyötä KAM-sektorin muiden toimijoiden ja esim. Kirjavälityksen kanssa sekä kehittämällä kuvailun infrastruktuuria, uusimpana toimijakuvailu.
  • jatkossa kuvailutyössä yhdistellään automaatiota, teko- ja ihmisälyä, tämä vaikuttaa kuvailutyön organisointiin ja edellyttää uudenlaista asennetta metatiedon tallentajilta ja hyödyntäjiltä. Tästä saadaan esimakua Annifissa.
  • myös yleisten kirjastojen Digimediahankkeessa tehdään yhteistyötä digitaalisten aineistojen osalta kustantajien kanssa, ylläpidetään ja kehitetään verkostoja.
  • ekosysteemiajattelussa ja -toiminnassa pidettävä mielessä myös kirjastojen muistitehtävä.
  • yleisten kirjastojen kuvailutyön kannalta erityisen tärkeää on Melindan tuleva kehitys, ja siihen pitäisi voida vaikuttaa.

2.3. Yleiset kirjastot ja Metatietovisio

Nina Hyvönen esitteli Kansalliskirjaston metatietovisiota. Vision ydinviestit:

  • Metatieto on tekoälyn perusta
  • Metatiedon tulevaisuus on avoin ja linkitetty 
  • Automaatio lisääntyy
  • Ihmistyötä ja -valvontaa tarvitaan jatkossakin
  • Yksinkertaista, mutta toisaalta monimutkaista

Todettiin, että myös yleisissä kirjastoissa sitoudutaan metatietovisioon ja siinä määriteltyihin tavoitteisiin, eikä lähdetä laatimaan erillistä visiota. Kirjastoille suunnatussa kyselyssä huomioidaan metatietovisio, ja jatkossa pyritään konkretisoimaan sitä, miten yleisten kirjastojen kuvailutyössä tavoitteet voidaan huomioida. Koko yleisten kirjastojen kenttä täytyy pitää kuvailutyön kehityksessä ja tavoitteenmäärittelyssä mukana.

Todettiin myös, että työryhmä tekee jatkossakin yhteistyötä Kansalliskirjaston kanssa ja tapaamisiin kutsutaan tarvittaessa Kansalliskirjaston asiantuntijoita. Nina on ensisijainen yhteyshenkilö, ja hän välittää kutsuja oikeille henkilöille.

2.4. Asiantuntijatehtävät

Melindan kehitystä ja kuvailuyhteistyötä hallinnoidaan jatkossa tiedonhallinnan ohjausryhmässä. Yleisiä kirjastoja siellä edustaa Matti, YKN tullee nimittämään toisenkin yleisten kirjastojen edustajan.

Muuten hoidetaan mahdollisia asiantuntijatehtäviä kutsuttaessa ja toimeksiantojen perusteella.

3. Tiedotus ja viestintä

Työryhmän toiminnasta raportoidaan YKN:n kevään 2021 kokouksessa, jonka ajankohta sovitaan 9.12. Keväällä pitäisi raportoida ainakin kyselyn tuloksista.

Alustavasti osana kevään 2021 Kuvailun tiedotuspäivää (18.3.2021): https://www.kiwi.fi/pages/viewpage.action?pageId=189990056?  

Kirjastokentälle tiedotetaan työryhmästä laajemmin siinä vaiheessa, kun kyselyn tulokset julkistetaan.

4. Muut asiat

Melinda kattaa jo suuren osan yleisistä kirjastoista, erityisesti ensi vuoden jälkeen, jolloin myös Koha-kirjastot ovat todennäköisesti osa Melindaa. Kansalliskirjaston toteutettaman kyselyn perusteella yleiset kirjastot ovat kiinnostuneita Melindan ja kuvailun infrastruktuurin kehittämisestä. Yleisten kirjastojen toiveet pitäisi huomioida Melindan kehittämisessä jatkossa, myös uuden alustan osalta.

Antti kertoi Koha-kirjastojen kuvailutyön organisoinnista sekä paikalliskantojen ja TäTi-tietokantojen toiminnasta. Tavoitteena on keskittää primaarikuvailua TäTi-tietokantaan Koha-kirjastojen kesken. TäTin integrointi Melindaan on suunnitteilla.

Keskusteltiin lyhyesti myös Kirjastopalvelun roolista kuvailun kokonaisuudessa sekä siitä, miten metatieto liikkuu eri tietokantojen välillä (Melinda/Fennica, yleiset kirjastot). Kyselyn avulla on tärkeää saada kuva esim. siitä, kuinka paljon Kirjastopalvelulta ostettuja tietoja muokataan ja mitkä ovat tavallisimmat muokkaustarpeet. Kirjastopalvelun edustaja voitaisiin kutsua johonkin tulevaan kokoukseen.

5. Jatkotyöskentely ja seuraavien kokousten ajankohdat

Seuraavan kokouksen ajankohdaksi sovittiin keskiviikko 10.2.2021 klo 13. Kokous pidetään Teamsissa.