AKE/VAKE -johtajien työpaja 10.9.

AKE/VAKE -johtajien työpaja
Muistio

Paikka: luentosali Kaarna, Tampere Metso
Aika: 10.9. klo 10.15 – 14.30

Osallistujat: Marita Ahola, Pirkko Lindberg, Marja Malminen, Ari Mäkiranta (etä), Mikko Paajala (etä), Rebekka Pilppula, Jouni Pääkkölä (etä), Päivi Savinainen, Kaisa Tolonen (etä), Katri Vänttinen (etä)
Puheenjohtaja: Pirkko Lindberg
Sihteeri: Aija Laine

1. OKM/AVI/AKE -neuvottelujen summaus

Käytiin läpi keskustelukierrosten kuulumiset.

Vaasa/Marita: Vaasan keskusteluissa kielikysymys nousi keskeisesti esille. Porvoo oli mukana samassa keskustelutilaisuudessa ja Kaisa Porvoosta kommentoikin, että Porvoo haluaisi käyttää AKE-rahaa myös alueelliseen ruotsinkieliseen kirjavinkkariin. Tähän todettiin, että AKE-rahaa on tarkoitus käyttää nimenomaan osaamisen kehittämiseen. Lukemisen edistäminen on enemmän AVI-hankerahan avulla toteutettavaa toimintaa, ja sitä painotetaankin ensi vuoden hankkeissa. Ministeriön osalta keskusteluissa todettiin myös, että ensi vuosikin on vielä hieman harjoittelua, joten jos tulee tarvetta anoa muutoksia rahoituksen käyttötarkoitukseen, niin kannattaa olla asian puitteissa yhteydessä ministeriöön.

Tampere/Pirkko: Pirkko nosti esille kysymyksen siitä, voiko AKE-rahaan sisällyttää jonkin isomman hankkeen, kuten esimerkiksi Tampereen tapauksessa asiakaspalveluhankeen. Yhteinen tulkinta oli se, että näin voi toimia. Tampereella on tänä vuonna asiakaspalveluhanke, ensi vuonna keskitytään digitaitoihin. Sekä AKE-avustuksen, että AVI-hankehakujen aikataulut ovat tänä vuonna myöhäisemmät, hakuaikaa on 3.12 asti. Ministeriön kanssa käydyssä keskustelussa nousi myös esille AVI:jen keskeinen asema koko kehittämiskuviossa. Rahoituksesta keskusteluissa todettiin, että rahoitus jatkuu suunnilleen saman suuruisena jatkossakin.

Turku/Rebekka: Turku, Vaasa ja Porvoo olivat mukana samassa keskustelutilaisuudessa. Edellä todetun mukaisesti keskustelussa painottuivat paljon kielikysymykset. Turku olisi toivonut enemmän keskustelua myös vankila- ja digitukiasiasta. Keskustelu sujui hyvässä ja rakentavassa hengessä.

Lahti/Marja: AVIjen toive on, että AKE-kirjastot kartoittavat, millaisia hankkeita alueilla on suunnitteilla. AVI:t pyrkivät siihen, että hankkeet eivät sirpaloituisi liikaa. Laajempia hankkeita voidaan toteuttaa esimerkiksi koko AKE-alueen hankkeina, tai maakunnallisina hankkeina. Yksittäisille kunnille pitää kuitenkin jättää mahdollisuus hakea omia hankerahoja jatkossakin.

Rebekka totesi, että Turussa kartoitetaan lasten- ja nuortenkirjastotyön hankkeet alueella, tavoitteena koordinoitu hankevalmistelu ja että hankkeiden tulokset tulisivat varmemmin koko alueen käyttöön.

Marja nosti esille myös isommat koulutuskokonaisuudet, kuten luettelointikoulutuksen, sekä koko e-aineistokokonaisuuden hankinnasta alkaen.
Voisiko Vakella olla tässä jokin rooli?

Kuopio/Päivi: Kuopion keskusteluissa nousi myös esille AVI:n rooli AKE -työtä ohjaavana ja neuvovana, jonka vuoksi AVI olisi hyvä kutsua yhteisiin kokouksiin. Keskusteltiin myös AKE-toiminnan painopistealueista suhteessa AVIn rahoittamiin hankkeisiin. Nämä pidettävä erillään ja päällekkäistä rahankäyttöä ei voi olla. Ministeriö lupasi tarkemman linjauksen vankilatyön tekemiseen ennen avustuksen hakua, ja sen mukaisesti muotoillaan vankilatyötä. Keskusteluissa nousi esille tärkeimpänä AKE-tehtävänä alueen osaamisen kehittäminen monipuolisesti erilaisia kehittämisen tapoja käyttäen. Kuopiossa ja Oulussa onkin käytetty saman tyyppisiä toimintamuotoja osaamisen kehittämisessä. Koska ammatillista kehittymistä tarvitaan aina, niin ministeriö lupasikin koulutusta AKE-työtä tekeville nimenomaan osaamisen kehittämisen eri muodoissa.

Yhteisesti keskusteltiin siitä, että AKE-rahalla voidaan kustantaa alueellisten työryhmien vetäjien palkkakustannuksia, sekä alueellisiin työryhmiin osallistuvien matkakustannuksia.

Etäosallistujat totesivat kierroksen jälkeen, että kaikki OKM-keskusteluissa esiin tulleet asiat olivat jo kutakuinkin käsitelty paikalla olevien puheenvuoroissa.


2. Vuoden 2019 kokouskäytännöt

Toiveet kokouksiin liittyen; millaisilla kokoonpanoilla on järkevää kokoontua, jotta kokoukset olisivat kaikkien kannalta toimivia. Keskustellaan myös kokousten määrästä, sisällöistä, ajankohdista ja kokouspaikasta.

Keskustelun ja pohdinnan jälkeen tultiin siihen tulokseen, että toimiva kokousmalli olisi seuraava:

Kaksi kertaa vuodessa OKM/AVI/VAKE/AKE –johto ja ns pääkoordinattori -kokoukset. Nämä kokoukset järjestetään keväällä, rahoituspäätösten jälkeen, sekä syksyllä ennen seuraavaa hakukierrosta, toiveena syyskuun alku. Kokouksiin toivottiin sekä keskustelua, että yhtä yleisten kirjastojen ulkopuolelta tulevaa puheenvuoroa, joka käsittelisi jotain ajankohtaista aihetta. Muuten kokoukset painottuisivat rahoitukseen, strategiaan ja toiminnan suunnitteluun.

Kirjastonjohtajille oma kokous kerran vuodessa, jotta kokemuksia ja ajatuksia voidaan vaihtaa myös pienemmässä ryhmässä.

Koordinaattoreiden säännölliset etäkokoukset, jotka nousivat toiveena myös Koordinaattoripäivässä 6.9. Lisäksi kaikille alueellista työtä tekeville omat kokoukset tarpeen mukaan, mutta siten, että järjestäjät ovat alueelta. Ensimmäisen kokouksen järjestäjäksi halukkaita ehkä Tampere ja Lahti yhteistyössä.

VAKE järjestää lisäksi teemoitettuja kokouksia tarpeen mukaan. Ensimmäinen teemakokous on lokakuussa 18.10 ja silloin käsitellään koulutuskokonaisuutta.

Vuoden 2019 kokouspäivät sovitaan vielä vuoden 2018 aikana. Entisen Keskuskirjastokokouksen tilalle VAKE suunnittelee ns. tulevaisuustyöpajan,
joka on avoinna kaikille kirjastoille.

3. Oppimisalusta

Tarvitaanko yhteistä oppimisalustaa ja jos tarvitaan, niin miten järjestetään hankinta. Pohditaan myös mahdollisia ilmaisia vaihtoehtoja.

Helsingin kaupunki on ottamassa todennäköisesti vielä tämän vuoden puolella käyttöön Microsoft Teams- ohjelmiston. MS Teams’iä voitaisiin kokeilla yhteisenä työvälineenä AKE-kirjastoille. Matti Sarmela on luvannut selvittää käyttöönoton aikataulua. Mikäli käyttöönotto viivästyy, voidaan harkita myös Googlen palvelupakettia, jonka VAKE hankkii.

Lounastauko

4. Koordinaattorien tehtävät

Miten koordinaattorien tehtävät suhteutuvat kimppojen koordinaattoreihin. Eri kunnissa koordinaattorien vakanssit ovat vakinaisia ja toisissa taas vaihtoehtona vain määräaikaisuus.

Käytäntö vaihtelee eri kirjastoissa. Osalla kirjastoja tehtävät ovat 100 %:a, osalla taas jyvitetty useammalle henkilölle siten, että tehtäväkuvaan sisältyy myös muita tehtäviä. Suurimmalla osalla kirjastoista henkilöt on palkattu vakinaisiin toimiin, mutta on myös kuntia, joissa vaihtoehtona on vain määräaikaisuus.

Joensuussa ei ole tällä hetkellä AKE-toimintaan palkattua työntekijää, mutta toimi tulee auki vielä tämän viikon aikana.

Keskusteltiin Helsingin roolista. Koettiin, että nyt Helsingin ja koko pääkaupunkiseudun toiminta näyttää jäävän kehittämiskirjastotoiminnan ulkopuolelle.
Toivottiin AKE-kirjastoille enemmän tietoa pääkaupunkiseudun kirjastojen hankkeista ja toiminnan kehittämisestä. Kati kommentoi, että Helsinki on toistaiseksi keskittynyt VAKE-roolinsa kehittämiseen. Seuraavaksi tarkoitus on sopia yhteistyöstä ja työnjaosta Helsingin ja Uudenmaan AKE-kirjasto Porvoon kesken. Kati kertoi myös, että Helmet-kirjastojen seudullinen koulutusryhmä ja Porvoo ovat jo aloittaneet yhteistyön Uudenmaan kirjastojen koulutusten järjestämisessä ja koordinoinnissa.

VAKEn roolista ja toiminnasta keskusteltiin myös tässä yhteydessä. AKE-kirjastoilla on toiveita yhteisesti tuotettavista palveluista ja VAKEn roolista. AKE- kirjastot toivovat, että esimerkiksi kyselyn kautta kartoitetaan sitä, mitkä yhteisesti tuotetut palvelut ovat kirjastoille tärkeimmät. Lisäksi kaikkien yleisten kirjastojen näkökulmasta toivotaan, että VAKE panostaisi kahteen tärkeään kokonaisuuteen, metatietoprosessin ratkaisuun, sekä e-aineistokokonaisuuteen.

AKE-kirjastot pitivät hyvänä toimintamallina sitä, kun Aija kiersi kaikki AKEkirjastot ja keskustelut toiminnasta käytiin kokoonpanolla AKE/AVI/VAKE/.
Toiveena on, että aloitetaan uusi kierros nyt, kun toimintaa on kohta takana ensimmäinen vuosi. VAKE-toiminnan kokonaisuuden (kansallisen toiminnan lisäksi Kifi-kokonaisuus ja kansainväliset palvelut) pohtimisen kannalta olisi hyvä, jos Matti Sarmela osallistuisi myös mukaan kierrokselle.


5. Kuvailun ekosysteemi, tilannekatsaus

Metatietoprosessin uudistyö on käynnissä Kansalliskirjaston toimesta, ja mukana ovat myös Helsingin kaupunginkirjasto ja Kirjavälitys. Tarkoitus on, että Melindan tietueita rikastetaan yhteisesti sovittujen sääntöjen pohjalta, ja niitä ei enää tämän jälkeen täydennetä kirjastoissa.

Kansalliskirjasto järjestää kustantajille syksyllä metatietoon liittyvän seminaarin. Virva Nousiainen-Hiiri ja Nina Hyvönen ovat tulossa YKN:oon puhumaan aiheesta.

Toivottiin, että Virva ja Nina voisivat laatia tiedotteen tulevista muutoksista. Tiedote toimitettaisiin AKE-kirjastojen välityksellä kaikkiin kirjastoihin. Valtakunnallisesti toivottiin myös mallia luetteloinnin tasosta ja kirjastojen sitoutumista siihen. Kansalliskirjastolta toivottiin edelleen RDA-luettelointiohjeistusta ja koulutusta. Äärimmäisen tärkeänä pidetiin sitä, että kaikki tietävät prosessin vaiheista. Kati, Virva ja Aija sopivat, miten saadaan tiedotus kirjastoille toimimaan mahdollisimman hyvin. Aija tiedottaa AKE-kirjastoja, kun tiedotusmallista on sovittu.

6. Vankilakirjastotyö

Vankilakirjastotyö herätti paljon keskustelua ja kysymyksiä. Vankeinhoitolaissa annetaan vankilalle velvollisuus ostaa palvelut ja AKE-kirjaston rooli on lähinnä palvelujen ohjaus. Nyt kirjastotyötä tehdään kuitenkin vankiloissa AKE-kirjastojen toimesta. Osalla AKE-kirjastoja vankiloiden määrä myös kasvaa, ja niitä ei pystytä hoitamaan ilman ostopalveluja. Toisaalta on paljon vankiloita, jotka jäävät kokonaan toiminnan ulkopuolelle. Esimerkiksi Helsingin vankilat eivät kuulu tämän toiminnan piiriin. Puhuttiin siitä, että vankilakirjastotyö tulisi olla erillisrahoituksella, eikä osana AKE-rahoitusta. OKM on luvannut selvittää kokonaisuutta Rikosseuraamusviraston kanssa ennen seuraavaa rahoitushakua.

7. Muut ajankohtaiset asiat

Todettiin, että kokous oli hyvä ja jatkossakin halutaan kokoontua myös tällaisella kokoonpanolla.

Käytiin myös nopeasti läpi ensi vuoden painopistealueet, joita ovat mm. lasten ja nuorten kirjastotyö, digituki, esimiesten osaamisen kehittäminen, saavutettavuus, kielisaarekkeet, alueelliset työryhmät ja asiakaspalvelu.