Erikoiskirjastojen ja tietopalvelujen neuvoston kokous 2/2021
Aika: 23.3.2021 14-15.30
Paikka: Teams-etäyhteys
Paikalla: Tiina Helamaa, Katja Hilska-Keinänen, Heli Kautonen (pj), Katri Koivunen, Hannu Kylkisalo, Maija Maronen, Ulriikka Puura (siht.), Pirjo Vuorio
1. Kokouksen avaus
Avattiin kokous klo 14:08 ja todettiin läsnäolijat.
2. Esityslistan hyväksyminen
Hyväksyttiin esityslista pienin ilmoitusasiatäydennyksin kohtaan Muut asiat.
3. Kuulumiset työryhmistä ja tapahtumista
Kuultiin Johanna Vesterisen terveiset Finna-konsortioryhmän kokouksesta 12.2.2021. Kokouksessa oli mm. käyty läpi Finnan vuoden 2020 vuosiraporttia ja palvelukyselyä, Finnan visiota vuosille 2021-2025 sekä ohjausjärjestelmän kehittämistä. Lisätietoja konsortiokokouksen muistiosta (pdf).
Muita kuulumisia:
- BMF ry järjestää jäsenilleen virtuaalivierailun Tampereen yliopiston kirjastoon 25.3.
- Suomen yliopistokirjastojen verkosto FUN järjestää juhlavuotensa kunniaksi webinaarisarjan FUN 25 vuotta.
- Hannu Kylkisalo kertoi lyhyesti Kriminologisen kirjaston uudesta kirjastojärjestelmästä Axiell Aurorasta ja siitä, että Ellibs on avattu käyttöön Hämeenlinnan uudessa älyvankilassa.
4. Verkoston edustajat työryhmissä
4.1 FinElib
Neuvoston edellisen kokouksen jälkeen FinElibin ohjausryhmään ilmoittautuivat erikoiskirjastojen verkoston edustajiksi seuraavat henkilöt: Varsinaiset jäsenet Katja Hilska-Keinänen, ryhmäpäällikkö, Suomen ympäristökeskus (SYKE) ja Laura Kitti, projektikeskuksen päällikkö, Luonnonvarakeskus; Varajäsenet: Sonja Karlsson, tietoasiantuntija, Suomen Pankki ja Sirpa Suonpää, johtava asiantuntija, Luonnonvarakeskus (Luke).
FinELib oli pyytänyt ilmoittautumisia sekä erikoiskirjastojen neuvostolta että suoraan organisaatioilta, joten nimittämistä ei tehty neuvoston kokouksessa.
Kansalliskirjaston johtokunta ei kuitenkaan kokouksessaan 10.3.2021 vahvistanut FinELibin ohjausryhmän kokoonpanoa ERIK-verkoston osalta, vaan edellytti, etteivät varsinainen jäsen ja varajäsen edusta samaa organisaatiota (Luke).
Pyydettiin ehdotuksia uudeksi varajäseneksi neuvoston jäseniltä. Jos edustaja löytyy näin, ei valintaan tarvita sähköpostikokousta.
Lisäys pöytäkirjaan 25.3.2021: Varajäseneksi FinElibin ohjausryhmään saatiin THL:sta informaatikko Ritva Miikki.
4.2 Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmä
Kirjattiin tiedoksi, että sähköpostikokouksessa 2.3.2021 päätettiin esittää seuraavat verkoston edustajat Melindan ja kuvailuyhteistyön ohjausryhmään: Heli Kautonen (Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjasto) ja Anu Turunen (Työväenliikkeen kirjasto). Neuvoston esityksessä eriteltiin varsinainen ja varajäsen, mutta Kansalliskirjasto nimesi molemmat varsinaisiksi jäseniksi ohjausryhmän sääntöjen mukaisesti.
5. Ohjesäännön päivitys
Keskusteltiin voimassa olevan ohjesäännön ongelmakohdista.
- ” Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto koordinoi ja kehittää toimialan yhteistyötä ja toimii neuvottelukumppanina ja yhteydenottotahona erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden näkemyksiä ja tarpeita koskevissa asioissa.” -> Miten koko verkosto voi toimia neuvottelukumppanina ja yhteydenottotahona? Pitäisikö näiden tehtävien olla neuvostolla?
Ehdotus: ”Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto kehittää toimialan yhteistyötä. Verkoston jäsenistä nimetty erikoiskirjastojen neuvosto koordinoi toimii neuvottelukumppanina ja yhteydenottotahona erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden näkemyksiä ja tarpeita koskevissa asioissa.”
- ”Verkosto toimii yhteistyössä yleisten ja tieteellisten sekä oppilaitoskirjastojen kanssa osana kansallista ja kansainvälistä kirjasto- ja tietopalveluverkkoa.” -> Entä muut sidosryhmät tai yhteistyökumppanit kuten ohjelmistotoimittajat? Kannattaisiko nostaa ohjesäännössä esiin strategisten kehittämiskohteiden eli yhteistyön, viestinnän tai vaikuttavuuden edistämisen vuoksi?
Ehdotus: ”Verkosto toimii yhteistyössä yleisten ja tieteellisten sekä oppilaitoskirjastojen kanssa. Lisäksi yhteistyötä tehdään sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Erikoiskirjastojen verkosto on osa kansallista ja kansainvälistä kirjasto- ja tietopalveluverkkoa.”
- ”Verkoston tehtäviin kuuluu […] Edustaa jäsenkirjastoja […]” -> Epäselvää, miten verkosto edustaa jäsenkirjastojaan.
Keskusteltiin, miten saataisiin aktivoitumana myös ne verkoston jäsenet, jotka eivät ole neuvostossa.
- ”Tehdä tunnetuksi erikoiskirjastojen ja tietopalvelujen kokoelmat ja sisällöntuotanto kansallisen tietoverkon osana.” -> Pitäisikö nostaa verkoston jäsenten toiminta laajemminkin esiin, esim. tietopalvelu?
Todettiin, että näin on. Jatketaan tämän työstämistä.
- ”Edistää yhteistä suunnittelua, yhteisten tietovarantojen, palveluiden ja avoimen tiedonsaannin kehittämistä sekä vaikuttavuuden kasvua kansallisia kirjastopalvelulta organisoitaessa.” à Vain kansallisia kirjastopalveluja organisoitaessa vai myös verkoston jäsenten toimintaa kehitettäessä? Ehkä yhteistyö-iskuryhmällä olisi tähän ideoita?
Tähän strategian kohtaan kaivattiin konkretiaa.
- ”Neuvoston jäsenet valitaan vuodeksi kerrallaan jäsenorganisaatioiden edustajista.” -> Kannattaisiko kauden olla kaksivuotinen tai jopa pidempi?
Kaksivuotisuutta kannatettiin. Todettiin, että jäsenyyskausia voinee kuitenkin olla useampia peräkkäin, tätä ei kannattane rajata kahteen vuoteen.
- ”Neuvosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin.”
Virke siirretään kohtaan 4. neuvoston tehtävät.
Päätettiin laatia kommenttien pohjalta työstöversio, jonka pohjalta lähdetään muokkaamaan päivitettyä ohjesääntöä. Lähtökohtana on ohjesäännön napakoittaminen - mitä tiiviimpi ja yksinkertaisempi, sen parempi. Puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri laativat luonnoksen, joka lähetään neuvostolle. Seuraavassa kokouksessa muut esittävät ehdotuksensa muotoiluiksi.
6. Iskuryhmien kuulumiset
Käytiin läpi edellisessä kokouksessa jaettujen iskuryhmien tuotokset.
Yhteistyö-iskuryhmän Johanna, Katja ja Pirjo nostivat esille Yhteiskunnallisen tiedon kirjastoverkosto YTK:n. Keskusteltiin, voisiko esimerkiksi tämän verkoston piirissä järjestää yhteistyötyöpajan. Vapaamuotoiselle keskustelulle olisi hyvä olla tilaa. Ryhmä jatkaa ideoimista.
Maija esitteli viestintä-iskuryhmän tuotoksia. Ryhmään kuuluvat Katri, Maija ja Tiina. Ryhmän mukaan ERIK-verkoston verkkosivut kaipaavat uudistusta, mahdollisesti myös omia sivuja muualla kuin kirjastot.fi:ssä. Verkoston Facebook ja LinkedIn-tilejä sekä sähköpostilistaa toivotaan tehokkaampaan käyttöön. Ryhmä nosti esiin useita pohdittavia kysymyksiä: Tarvitaanko vielä muita viestintäkanavia? Mikä on ERIK-verkoston ydinviesti? Mitä viestinnällä tavoitellaan? Keitä verkoston ulkopuolisia halutaan tavoitella? Ryhmä esitteli myös logoideoita. Pohdittiin, tarvitaanko neuvostolle ja verkostolle eri logot vai riittääkö yhteinen. Päätettiin lähteä kehittämään pallologoa eteenpäin. Puheenjohtaja edistää logosuunnittelua.
Keskusteltiin verkoston kirjastot.fi:n sivusta. Sivuston saavutettavuutta parannetaan ja se vaatii uudelleenjärjestelyjä myös ERIK-sivustolta. Yksi palaveri sivu-uudistuksesta on pidetty Kirjastot.fi:n edustajan kanssa: käytännön työtä tekevät pj. ja sihteeri. Päätettiin lähettää viestintä-iskuryhmälle Kirjastot.fi:n verkkosivu-uudistusmateriaalit sekä pj:n ja sihteerin laatima taustatiedosto kommentoitavaksi. Deadline uudistustyölle on 30.4.
Vaikuttavuus-iskuryhmä (Hannu, Heli, Ulriikka) esitteli ideoitaan vaikuttavuuden mittaamisesta ja osoittamisesta (esitys, pdf). Erityisesti laadullisten mittarien kehittämistä pidettiin hyvänä, sillä esim. lainausluvut eivät monesti kuvaa erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden vaikuttavuutta millään tavalla. Pidettiin tärkeänä, että saataisiin tietotuen arvoketju laadullisesti näkyviin.
Työryhmien aiheiden työstämistä jatketaan seuraavassa kokouksessa.
7. Tulevat tapahtumat
Ei tulevia tapahtumia.
8. Muut asiat
Päätettiin jakaa Berenice Rivera-Maciasin koronapandemiaan sopeutumista käsittelevä kysely verkostolle. Annettiin tiedoksi, että verkoston kommentoima standardi ISO/FDIS 690 “Information and documentation - Guidelines for bibliographic references and citations to information resources” etenee.
9. Seuraava kokous
Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 2.6.2021 klo 14-15:30. Asialistalla on ohjesäännön päivitys sekä iskuryhmien toiminta.
10. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen 15:26