Aika: 6.6.2018 klo 10 alkaen
Paikka: Kirjastot.fi-kokoushuone, Pasilan kirjasto
Paikalla:
Katri Vänttinen puheenjohtaja (poissa toisessa kokouksessa klo 11-13)
Leena Kinnunen
Eeva Hiltunen
Tiina Helamaa
Hanna Lahtinen (Kaisa Rissasen sijaisena)
Malin Hollmén
Nina Granlund Kirjastot.fi (sihteeri)
Matti Sarmela, Kirjastot.fi (varapuheenjohtaja)
Anna-Maria Malm, Biblioteken.fi
Päivi Litmanen-Peitsala, Kirjastot.fi
Poissa:
Susanne Ahlroth
Juha Hälinen
Heli Kautonen
Antti Kalliola
Tuomas Pelttari
1 Johdanto
Kirjastot.fi-ohjausryhmä on vuodesta 1998 lähtien kokoontunut kaksi kertaa vuodessa Yleisten kirjastojen keskuskirjaston kutsumana. Kokouksissa on käsitelty erityisesti Kirjastot.fi-palveluiden kehittämisen painopisteitä, keskusteltu kirjastolan yleisistä kehitysnäkymistä, kansallisista kehittämishankkeista sekä kirjastojen ja kirjastosektoreiden yhteistyöstä.
Uuden yleisiä kirjastoja koskevan lainsäädännön myötä Kirjastot.fi-ohjausryhmä lakkautettiin vuonna 2017. Keskuskirjasto muuttui valtakunnalliseksi tehtäväksi (”VAKE”) 1.1.2018 alkaen. Tehtävää ohjaa opetus- ja kulttuuriministeriö. Kirjastot.fi-ohjausryhmän viimeisessä kokouksessa 24.11.2017 todettiin, että tarve tiiviille yhteistoiminnalle on edelleen olemassa. OKM:n kanssa käydyn keskusteluun jälkeen päätettiin perustaa valtakunnallisen kehittämistehtävän verkkopalvelu- ja viestintätoiminnan koordinaatioryhmä, Kirjastot.fi-koordinaatioryhmä. Koordinaatioryhmään kutsuttiin entisen Kirjastot.fi-ohjausryhmän jäsenet, ministeriötä lukuunottamatta.
2 Koordinaatioryhmän tehtävä
Kirjastot.fi-palvelutuotanto ja -viestintätoiminta ei ole juuri muuttuneet uuden valtakunnallisen kehittämistehtävän vuoksi. Laajaa palvelukokonaisuutta on ylläpidettävä ja kehitettävä aktiivisesti ja suuremmat muutokset vietävä läpi hallitusti. Suurin muutos VAKE-toimintaan tapahtui kirjastojen välisen yhteistyön edistämisessä: valtakunnallinen kehittämistehtävä ei voi enää tukea Yleisten kirjastojen neuvoston toimintaa. Uudeksi tehtäväksi tuli alueellista kehittämistehtävää hoitavien kirjastojen (”AKE”-kirjastot) ja sen verkoston tukeminen.
VAKE:ssa nähdään, että Kirjastot.fi-palvelutuotannon ja -viestintätoiminnan kehittämisessä koordinaatioryhmällä on tärkeä rooli. Lisäksi uusi laki edellyttää, että VAKE osallistaa kirjastoja toimintansa suunnitteluun ja kehittämiseen. Koordinaatioryhmän tehtävänä olisi ottaa kantaa kehittämisen suuntalinjoihin, välittää kentän tarpeita, informoida eri sektoreiden kehittämishankkeista ja keskustella alan kansallisesta kehittämistä ja yhteistyöstä.
Koordinaatioryhmä oli samaa mieltä: keskustelu on tarpeen ja vuorovaikutus eri kirjastosektorien välillä edistää kirjastoverkoston voimaa. Todettiin, että ryhmässä voitaisiin erikseenkin kysellä mielipiteitä tai pyytää kommentteja tietyistä aiheista. Toivottiin, että kokousmateriaali ja kysymykset, joihin haluttaisiin kannanottoja, lähetettäisiin niin hyvissä ajoin, että niihin ehtisi tutustua. Todettiin, että keskustelu ryhmän kesken on muutenkin mahdollista, esim. sähköpostilla. Mainittiin myös, että ryhmä voi olla tueksi, kun yhteistyötä tehdään muiden toimijoiden kanssa. OKM:n edustuksen puuttumisesta kysyttiin. OKM jättäytyi omasta toivomuksestaan pois ryhmästä ja OKM ohjaa VAKE:a vuosittaisten tuloskeskusteluiden ja muiden ohjaustoimenpiteiden kautta.
3 Ryhmän järjestäytyminen
Puheenjohtajaksi valittiin Katri Vänttinen, varapuheenjohtajaksi Matti Sarmela ja sihteeriksi Nina Granlund. Todettiin, että jatketaan tämä vuosi tällä kokoonpanolla, ja jos joku sektori haluaa vaihtaa edustajansa, he ilmoittavat siitä. Erikoiskirjastojen edustaja vaihtui jo tähän kokoukseen, uusi jäsen on asiantuntija Tiina Helamaa Väestöliitosta. Alustavasti jatketaan samoilla käytännöillä kuten aiemmin: koordinaatioryhmä valitaan kahdeksi vuodeksi, kokouksia pidetään kaksi vuodessa. Keväällä luodaan katsaus edellisen kauden toimintaan ja syksyllä suunnitellaan seuraavan vuoden painopisteitä. Keskusteltiin myös siitä, ovatko eri sektorit hyvin edustettuina. Todettiin, että tasapaino on hyvä, mutta Suomen kirjastoseuralta voitaisiin tiedustella, olisivatko he kiinnostuneita osallistumaan ryhmän toimintaan.
4 Toimintakertomus 2017
Matti Sarmela esitteli Kirjastot.fi:n toimintaa vuonna 2017. Muutosten vuosi piti sisällään orientoitumista uuteen kirjastolakiin sekä Helsingin kaupungin toimialauudistuksen aiheuttamiin käytännön muutoksiin. Yhteistyö Kansalliskirjaston kanssa tiivistyi erityisesti Finnan tiimoilta sekä mm. metatietotuotannon kansallisen kehittämisen osalta. Kirjastot.fi vastasi kirjastojen Suomi.fi-pilotin toteuttamisesta VM:n hankerahoituksella. Kysy kirjastonhoitajalta –palvelu uudistettiin ja Kirjasammon taustan uudistustyö käynnistyi. Kirjastot.fi-sisältöjen indeksointia Finnaan ei pystytty edistämään vuoden aikana, lukuunottamatta Digi.kirjastot.fi-palvelua. Kirjastohakemisto muodosti entistä kiinteämmän osan Finnaa ja kattoi kaikki kirjastosektorit sekä arkistot. Teetettiin kirjastojen kansallinen mielikuvatutkimus sekä yhdessä YKN:n kanssa toteutettiin yleisten kirjastojen digitaitojen kartoitus. AVI-hallinnon ja Etelä-Karjalan kirjastojen kanssa pilotoitiin kansallista käyttäjäkyselyä. Suomi 100 –juhlavuosi näkyi monilla tavoin myös Kirjastot.fi:n toiminnassa, Kirjastokaista julkaisi mm. Kirjastojen tarina –dokumentin. Palveluiden saavutettavuutta parannettiin ja valmistauduttiin EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloon.
Ryhmässä keskusteltiin koulutustarjonnan järkeistämisestä ja Kirjastokaistan videoiden käytöstä. Pidettiin hyvänä, että Kirjastokaistalla on koulutusosa, josta voi seurata kirjastoalan uusia asioita. Todettiin myös, että monet AKE-kirjastot järjestävät tulevaisuudessa myös koulutuksia, joita aikovat taltioida. Eeva Hiltunen muistutti, että koulutus on myös Avien velvollisuus edelleen, joten Avien kanssa kannattaa tehdä yhteistyötä koulutuksia suunniteltaessa.
Kysyttiin myös, miten Raportointipalvelu edistyy. Palveluun on liitetty uusia kirjastokimppoja, mutta lainausdatan saaminen kirjastojärjestelmästä takkusi edelleen. Todettiin, että Raportointityökalu on kuitenkin kirjastoille varsin tarpeellinen työvälinettä.
5 Toimintasuunnitelma 2018
Vuoden 2018 suuret projektit ovat Kirjastohakemiston uudistus sekä Kirjasammon uudistus. Kirjastohakemiston uusi versio julkaistiin 6.6. Muista suunnitelmista voidaan mainita Hankerekisterin tilanteen selvittäminen. AVI:n Vadi-tietokannasta ei edellänkään saada automaattisesti siirrettyä hankkeiden tietoja Hankerekisteriin. Kirjastot.fi:tä kehitetään jatkossa pitkälti alustana, esimerkiksi kirjastojen tiedot tullaan hakemaan Suomi.fi-portaaliin Kirjastohakemistosta. Kansainvälisten asioiden osuudesta leikattu avustus tulee vaikuttamaan kansainvälisen toiminnan suunnitteluun. OKM tukee vain kansainvälisen viestinnän toteuttamista. Kristina Virtasen seuraajaksi valittiin Lotta Muurinen. Palveluiden saavutettavuuteen ja siihen liittyvän osaamisen kehittämiseen on panostettu ja saavutettavuutta on testautettu EU:n saavutettavuusdirektiivin mukaisesti. Esim. uusi Kysy kirjastonhoitajalta –palvelu täyttää saavutettavuusvaatimukset. Palveluiden saavutettavuustestauksia jatketaan syksyllä.
EU:n tietosuoja-asetukseen palataan syyskokouksessa. Samoin tiedolla johtamisen kehittämistä tutkitaan ja sitä käsitellään syksyllä.
6 Viestintä 2018
Päivi Litmanen-Peitsala esitteli valtakunnallisen viestinnän suunnitelmia vuodelle 2018. Päivi tähdensi, että on syytä keskittyä miettimään perusasioita, pohtia esimerkiksi sitä, mitä viestitään ja kenelle. Hän esitteli viestinnän selkiyttämistä Kirjastot.fi-emosivustossa. Kirjastot.fi:n uutisissa ja Ammattikalenterissa on tehty muutoksia. Uutiset-osaan on lisätty Uutisia kehittämisestä ja Ammattikalenterin osat jaetaan selkeämmin. Nyt erotellaan Kirjastojen tapahtumat, Koulutus ja seminaarit sekä Työvälineet ja valtakunnalliset ilmoitukset toisistaan.
Yhteistyöstä muiden toimijoiden kanssa mainittakoon VRK, jonka kanssa tehdään digineuvonnan ja kirjastopalveluiden kuvausten ontologiatyötä sekä viestitään kirjastoille VM:n ja VRK:n digitukiasioista ja -hankkeista. Finna.fi-yhteistyö jatkuu. Yleisille kirjastoille tarjotaan Finna.fi:n mallisivu, josta Kirjastot.fi:n tuottamia ”palikoita” voi kopioida musiikki-, kirjallisuus- ja tiedonhakuosioihin. Painettua viestintämateriaalia tuotetaan lisää. Suunnitteilla on myös uutiskirje Kirjastot.fi:n uusista sisällöistä ja koulutuskalenteri on jo toiminnassa.
AKE-kirjastoille ja kirjastojen kehittämistyölle perustetaan oma kokonaisuutensa Kirjastot.fi-emosivustoon. Se tulee sisältämään mm. AKE-kirjastojen tiedot, kehittämisuutisten syötteen, Kirjastokaistan koulutusvideot sekä Makupalat.fi-paketteja.
Kirjastot.fi:ltä on paljon toivottu eräänlaista tärkeimpien asioiden uutisointia. Tällaista uutisten kokoamista mietitään. Myös kansainvälinen seuranta olisi tärkeää. Tähän pitäisi VAKE:n kansainvälisen tiimin pystyä paneutumaan. Ryhmä piti tärkeänä Kirjastot.fi:n välittäjän roolia kirjastoja koskevan tiedon seuraajana ja välittäjänä. Lopuksi Päivi totesi, että some-viestintää on myös syytä suunnitella uudelleen. Somessa ei riitä ilmoittaminen ja päivitysten lähettäminen omalla sivulla, vaan on seurattava, mitä esimerkiksi ryhmissä tapahtuu. Kirjastoalan ryhmiä on useita kymmeniä. Lisäksi eri kirjastojen ja kuntien tiedotteita voisi koota kerralla näkyviin esimerkiksi mediaseinän avulla.
7 Kirjastosektorien kuulumiset
Lopuksi eri sektorien edustajat kertoivat omat kuulumisensa.
Leena Kinnunen Rovaniemelta kertoi, että siellä rakennetaan omaa Finnaa ja Finna-yhteistyö tulee olemaan merkittävässä roolissa siellä. AKE-viestintä kulkee pohjoisessa omia entisiä raiteitaan, koska alue pysyi samana. Uusia viestintämuotoja kuitenkin kehitetään.Kirjastoalan uutisista toivotaan koostetta ja Kirjastokaistan videot ovat erittäin tervetulleita, erityisesti koulutusmielessä.
Eeva Hiltunen koosti Avien kuulumisia. Tietojohtaminen on tällä hetkellä nousemassa erittäin tärkeäksi kehitystehtäväksi. Viestintä ja AKE-toiminta ovat tietysti asioita, jotka vaikuttavat käytännön toimiin. Eeva kysyi, olisiko Kirjastot.fi:n mielestä hyvä, jos Avit järjestäisivät koulutuskiertueen, jossa Kirjastot.fi:n palveluita esiteltäisiin kirjastoille. Tämä oli Kirjastot.fi:n edustajien mielestä ilman muuta hyvä idea. Lisäksi digituki ja elinikäinen oppiminen ovat ajankohtaisia tehtäviä tällä hetkellä.
Ammattikorkeakoulukirjastoissa e-materiaalin käyttö ja e-oppiminen ovat edistyneet ehkä kaikista sektoreista pisimmälle. Hanna Lahtinen kertoi, miten nämä asiat ovat edistyneet.
Malin Hollmen kertoi FSBF:n kuulumiset. Seuran sivusto on siirtynyt omaksi domainikseen FSBF.fi, mutta löytyy myös edelleen Biblioteken.fi kautta. Bibban-lehti ilmestyy kolme kertaa vuodessa. Länsi-Uudenmaan kirjastoissa on meneillään järjestelmänvaihdos. Helle-kimppa laajenee vähitellen lähes koko Uudenmaan kokoiseksi. Finnaa rakennetaan ja lisäksi on luotu WordPress-pohjainen intranet seudulliseen kommunikointiin.
Erikoiskirjastojen edustaja Tiina Helamaa kertoi, että kirjastojärjestelmien vaihdokset ovat työllistäneet erikoiskirjastosektoria. E-lehtien tilaus ja lainaus on ollut keskeisessä roolissa. Lisäksi on paneuduttu tiedon visualisointiin.
8 Kokouksen päättäminen
Lopuksi todettiin, että ryhmä kutsutaan koolle syksyllä. Sovittiin, että kokousmateriaali lähetetään etukäteen hyvissä ajoin niin, että ryhmä ehtii tutustua siihen. Kokous päätettiin klo 14.