Yleisten kirjastojen konsortion ohjausryhmän muistio 27.10.2021

2.12.2021 11:56

Paikka: etäkokous, Teams
Aika: 27.10.2021 klo 13-15.30

Kutsuttu: Virva Nousiainen-Hiiri Virva (Pj, Helsingin kaupunginkirjasto, Yleisten kirjastojen konsortio), Hanna Martikainen (Jyväskylä), Taneli Kolppanen (Vihti), Emilia Lall (Korsholm), Lissu Rossi (Kuopio), Minna Männikkö (Oulu), Matti Sarmela (VaKe), Mai-ja Suoyrjö (Turku), Leena Toivonen (Valkeakoski), Katja Valjakka (Mikkeli), Katri Vänttinen (Helsinki), Marja Hjelt (sihteeri, Yleisten kirjastojen konsortio)
 
Paikalla: Virva Nousiainen-Hiiri Virva (Pj, Helsingin kaupunginkirjasto, Yleisten kirjas-tojen konsortio), Hanna Martikainen (Jyväskylä), Aija Laine (VaKe), Taneli Kolppanen (Vihti), Emilia Lall (Korsholm), Lissu Rossi (Kuopio), Minna Männikkö (Oulu), Maija Suoyrjö (Turku), Leena Toivonen (Valkeakoski), Katri Vänttinen (Helsinki), Heli Aura-nen (Pieksämäki, Katja Valjakan varajäsen), Marja Hjelt (sihteeri, Yleisten kirjastojen konsortio)

Poissa: Matti Sarmela (VaKe), Katja Valjakka (Mikkeli)

Varajäsenet voivat seurata kokousta.

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen 13.01

2. Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin

3. Ohjausryhmän jäsenen vaihto

Hanna Laitinen siirtynyt muihin tehtäviin, tilalle Taneli Kolppanen, varalla jatkaa Merja Lonkainen

4. Hankintapäivä 8.12.2021

Esiteltiin Hankintapäivän ohjelma ja toteutus.

  • Toteutetaan hybriditapahtumana, paikkana Kirjasto Oodin Kuutio. Kirjastokaista lähettää tilaisuuden live-lähetyksenä ja esitykset tallennetaan ja ne ovat katsottavissa Kirjastokaistalla.
  • Ohjelmassa hankkeiden ja kilpailutusten esittelyä sekä hankintayksiköiden (Hansel ja FinElib) palveluiden esittely

5. Ajankohtaista e-aineistoista

Koko kansa lukee

  • Heinäkuun tulokset: lainamäärä jäi hyvin alhaiseksi, vain noin 400 lainaa, rajoittamattomassa yhtäaikaisessa käytössä 7 kirjaa. Lisää tuloksista Kirjastot.fi sivulla
  • Syksyn 2021 Koko Kansa Lukee: Päätettiin että ei järjestetä. Järjestelyt vaativat tulokseen nähden runsaasti töitä niin Konsortiolta kuin Kirjastot.fi graafikolta ja toimitukselta.

E-aineistojen tilastoinnin uudistaminen

E-aineistoiden tilastointia on oltu uudistamassa pitkään ja nyt OKM on hyväksynyt kompromissiehdotuksen tilastoinnin uudistamisesta. Uudistukset astuvat voimaan vuoden 2022 alussa, joten uudella tavalla tilastot otetaan tammikuussa 2023. Tilastoinnin uudistamisesta tiedotetaan kirjastoja AVI:n ja Konsortion toimesta.

Lasten ja Nuorten e-kirjakokoelman käyttöönotto

LaNu-kokoelma otettiin käyttöön heinäkuun 2021 alussa ja käyttöönotto sujui sovitun mukaisesti. Aloituskokoelmassa oli 95 nimekettä ja lokakuun lopussa nimekemäärä oli karttunut 217 nimekkeeseen. Kokoelmaa kartutetaan säännöllisesti. Kokoelmasta on lainattu teoksia hyvin ja lainatuimpien ja varatuimpiin nimekkeisiin on tehty täydennyshankinta. Kokoelman nimekkeiden käyttöastetta seurataan säännöllisesti ja täydennyksiä tehdään varaustilanteen mukaan niin, että varausjonoja ei pääsisi synty-mään. Alueellinen lainaaminen vaihtelee voimakkasti. Niissä kirjastoissa, joissa Ellibs ei ole ensisijainen e-kirjapalvelu, on huomattavasti muita alempi käyttöaste. Tämä osoittaa sen, että asiakkaat käyttävät vain yhtä palvelua.

6. Kilpailutuskyselyiden tulokset

Ohjausryhmän ylimääräisen kesäkokouksen päätöksen mukaisesti Konsortio laati ja julkaisi alkusyksystä kirjastoille kyselyn kilpailutustarpeita. Kyselyssä keskityttiin e-lehtikilpailutustarpeeseen ja kysyttiin muiden aineistojen kilpailutustilannetta. Kyselyllä pyrittiin selvittämään kriittiset tarpeet. Kyselyyn vastasi vain 6 kirjastoa, joten kyselyn tuloksia ei voida hyödyntää Konsortion toiminnan suunnittelussa, eikä niitä voida myöskään hyödyntää keskusteluissa Hanselin tms. kanssa.

7. Ajankohtaista kilpailutuksista ja puitesopimuksista

VoD palvelut ja kilpailutus

Konsortio kilpailuttaa yhteistyössä FinElibin kanssa elokuvapalvelut. Kilpailutusta varten on perustettu kaksi työryhmää, joista toinen ohjaa itse kilpailutusprojektia ja toinen määrittelee elokuvapalvelun sisällön ja toiminnallisuudet sekä laadun. Kilpailutukseen vaadittava juridinen konsultointi ostetaan Hanselilta ja tätä varten on Konsortion budjettiin tehty varaus(noin 30 000€). Työryhmien työskentely on lähtenyt hyvin käyntiin ja tietopyyntö pyritään julkaisemaan ennen joulua.

Tapaamiset Axiellin, Ellibsin ja Kuntahankintojen/Hanselin kanssa keväällä 2021

  • E-kirjapalveluiden puitesopimus päättyy 22.11.2021 ja kirjastot ovat ottaneet puitesopimuksesta käyttöön asiakassopimusten pi-dennyksen, joka on voimassa 22.12.2022.
  • Mitä jos Yhteinen e-kirjasto ei valmistu vuoden alussa 2023? Puitesopimuksen mukaisten palveluntarjoajien kesken on sovittu, että mikäli Kuntien yhteinen digitaalisen median palvelualusta viivästyy, niin Konsortio selvittää hankintalain puitteissa nyt voimassa oleviin sopimuksiin tilapäiset jatkot. Tästä tiedotetaan mahdollisuuksien mukaan riittävän aikaisin kirjastoille. Palvelutarjoajien tahtotila on, että yksittäisten kirjastoiden ei tarvitsisi tehdä kilpailutuksia tai neuvotteluja, sillä palveluntarjoajien resurssit yksittäisiin neuvotteluihin ovat rajalliset.
  • Hansel on vahvistanut, että se kilpailuttaa yleisille kirjastoille printtilehtien välityksen. Tästä lisää Hankintapäivässä.

8. Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston kehittäminen

  • Selvitysvaihe päättynyt 31.8.2021. Yhteenveto ja suositukset julkaistu osoitteessa: https://www.kirjastot.fi/digimediahanke/tulokset
  • Jatkohanke, suunniteltu noin 2-vuotiseksi, rahoitus nyt 2022 loppuun yhteissuunnittelu, pilotointi, kehittäminen
  • Kehitys- ja käynnistystyötä vuonna 2023 kun pelisäännöt ja toimintamallit on sovittu yhteisesti.  esim. kirjastokentän koulutus.
  • Useita työläitä vaiheita: sisällöt, teknologia, organisaation perustaminen? kuntien liittyminen?
  • Nyt kootaan projektiryhmää ja tarvitaan ohjausjärjestelmä
  • Projektiryhmään projektipäällikkö ja neljä asiantuntijaa, joilla osaprojektien hallinta
  • Rekrytoidaan projektiasiantuntijat (kirjastojen verkostoyhteistyö, sisäl-töjen oikeudenomistajat, teknologia & viestintä) viemään hanketta eteenpäin
  • Ohjausjärjestelmään ohry + laajennettu toimijakenttä? esim. asiantuntijaryhmiä
  • Keskustelussa nousi esiin, että ohjausryhmä on hyvä pitää pienenä, noin 5 henkilöä ja sen tulee koostua kirjaston ulkopuolisista yhteistyökumppaneista.

9. YKN ja Konsortion tulevaisuus

  • Seuraavassa YKN:n kokouksessa käsitellään Yleisten kirjastojen konsortion tulevaisuutta
  • Keskustelu liittyy Yleisten kirjastojen e-kirjaston kehittämiseen ja sen organisoitumiseen
  • Konsortion keskeiseltä toiminnalta ”putosi pohja”, kun KL Kuntahankinnat fuusioitu Hansel Oy:n kanssa, eikä Konsortiolla ole enää yhteishankintayksikkökumppania. Konsortion mahdollisuudet valtakunnallisten kilpailutusten järjestämiseen päättyivät fuusion myötä.
  • Konsortion toiminta ajetaan alas, kun Kuntien yhteisen digitaalisen median palvelualustan taustaorganisaatio aloittaa toimintansa. Konsortio on toiminut siltana valtakunnallisen digitaalisen median jakeluun, eikä ole mielekästä ylläpitää kahta rinnakkaista organisaatiota.
  • Ohjausryhmän keskustelussa nostettiin esiin, että Konsortiota ei saa ajaa liian aikaisin alas, sillä konsortiolla on laajat valtuudet toimia valtakunnallisen toiminnan kehittämisessä.

10. Jäsentilanne

  • Ei uusia jäseniä
  • 279 manner Suomen kuntaa

11. Ajankohtaista kirjastoista

Vaski

  • Toiminta palautumassa normaaliksi koronan jälkeen, lainaus ja kävijämäärät kasvussa verrattuna viime vuoden vastaavaan aikaan
  • Vuoden 2022 e-aineistokokonaisuutta käsitellään 26.10.
  • Vaski osallistuu AKE-kirjastojen e-lehtikilpailutuksen valmisteluun ja VoD-elokuvien kilpailutukseen
  • Turun sisäistä kehittämistä: asiakaspalvelu ja tietojohtaminen

Piki

  • EMAGZ ja EPRESS sopimukset/tilaukset vuodelle 2022 tehty
  • Rockway-teemaviikko 4.10-10.10. pidetty (markkinointia asiakkaille)
  • Medici.tv tilaus harkinnassa
  • Tulossa hakuportaalin vaihto Arena->Finnaan https://piki.finna.fi

Kuopio ja Rutakko

Rutakko-kirjastoverkko

  • Laajentui keväällä Rautalammin ja Rautavaaran kirjastojen liittyessä verkkoomme, nyt 11 kuntaa. Alkuvaikeuksien jälkeen toiminta on lähtenyt hyvin käyntiin.
  • On ollut mukava avata kirjaston palveluja. Koululaisia ja opiskelijoita onkin tullut takaisin asiakkaaksi mukavasti ja heille on vinkattu aineistoja ja pidetty kirjastonkäytön opetuksia. Muutoin kävijämäärät eivät ole vielä ihan entisellä tasolla.
  • Syksyn aikana olemme myös järjestäneet paljon tapahtumia ja ilahduttavasti on ollut porukkaa mukana. Osassa tapahtumia on keskustelua voinut seurata livelähetyksinä Facebookin kautta.
  • Harmi, että lasten ja nuorten valtakunnallinen e-kirjapalvelu ei löydy myös Bibliosta. Olemme markkinoineet e-palveluja koululaisille ja opiskelijoille heidän käydessään kirjastossa joko vinkkauksessa tai kirjastonkäytön opetuksessa ja se tuottaakin tulosta. Asiakkaat eivät helposti löydä uusia palveluja.

Kuopio

  • Koronarajoitukset on poistettu ja tapahtumia on järjestetty syksyllä myös kirjastoissa. Rajoitusten aikaan aineistomäärärahaa kohdennettiin e-aineistoon, jonka käyttö lisääntyi.
  • E-kilpailutuksia ja päätöksiä valmistellaan nyt paikallisesti ja toivotaan, että päästään etenemään FinElibin kanssa. E-kirjojen tilanne vuoden -22 lopussa askarruttaa, asiakkaille on joka tapauksessa taattava e-kirjat myös jatkossa.
  • Valtakunnallista lasten ja nuorten e-kirjakokoelmaa käytetty vain vähän, asiakkaat eivät Ellibsiä löydä, vaikka on yritetty markkinoida Finnassa ja somessa sekä suoraan opettajille.

Fredrikakirjastot

  • För tillfället inga stora gemensamma projekt inom Fredrika, utan vardagen i biblioteken fortsätter utgående från gällande coronarestriktioner. Små evenemang som författarsamtal har igen varit möjligt att ordna live.
  • E-böckerna popularitet fortsätter att växa, lånen av e-böcker och e-ljudböcker har ökat med ca 30 % jämfört med motsvarade tid ifjol. Fr.o.m. 1.11 avslutas avtalet med Ellibs inom Fredrika, endast material som hör till den nationella digimediasamlingen för barn- och ungdom blir kvar. Istället har utbudet i Biblio utökats.

Keskikirjastot

  • Keljonkankaan lähikirjasto on avattu lokakuussa uuden yhtenäiskoulun yhteyteen. Koulussa on luokat 5-9, lisäksi tiloissa toimii Nuorisopalvelut.
  • Kortepohjan kirjasto saa elokuussa 2022 myös uudet tilat koulun uudisrakentamisen yhteydessä.
  • Vaajakosken kirjaston peruskorjausta suunnitellaan
  • Keski on kahta kuntaa lukuunottamatta kilpailuttanut kirjastoaineistot yhdessä. Toimittajiksi on valittu Suomen Kirjastopalvelu ja Kirjavälitys. Otamme käyttöön myös hankintaportaalin kirjastokirjallisuuden ostoissa.
  • Kirjastokortteja hoidetaan nyt robotiikalla. Hertta-robotti kirjoittaa kirjastokortteja öisin. Asiakas voi siis tilauksestaan seuraavana palvelupäivänä tulla hakemaan kortin kirjastosta, jossa vain tiedot yhdistetään viivakoodilla korttiin ja allekirjoitetaan kortti. Tämä on helpottanut hurjasti erityisesti koulujen alun korttirumbaa, sillä Hertta osaa tarkistaa ja yhdistää myös huoltajan tiedot kortille.
  • Jyväskylä ja Tampere ovat pistäneet pystyyn Yle-pilotin Grameksin ja Teoston kanssa. Pilotin aikana voimme käyttää vapaammin Ylen sisältöjä kirjastossa.

Shokkiuutinen-hanke: 

  1. Lähiaikoina julkaistaan VATI-Varastokirjastotilaus Keskin asiakkaille Finnassa (nyt vielä testipuolella). Lomake on tehty yhteistyössä Kansalliskirjaston ja Finna-toimiston kanssa. Mahdollisuus tähän toiminnallisuuteen tulee  jatkossa käyttöön kaikille Finna-kirjastoille ja kirjastosektoreille. Toiminnallisuudella asiakas voi suoraan hakea Keski-Finnasta Varastokirjasto-välilehdeltä aineistoa ja tilata sen itselleen. Tilatessa valitaan noutokirjasto. Kaukolainausta tarvitaan vielä välissä, mutta tilausprosessi Varastokirjastoon hoidetaan asiakkaan pyynnön yhteydessä olevasta linkistä, joka tuo valmiiksi suoraan pyydettävän teoksen tiedot Finnasta. Varastokirjaston kanssa on testattu asiaa ja hyvin toimii. Otamme Keskissä käyttöön samalla myös Auroran kaukolainatoiminnon, jonka avulla asiakas näkee kaukolainojensa eräpäivät Finnassa. Kaukolainatoiminto mahdollistaa myös kaukolainan noudon omatoimiaikana.
  2. Syvempi järjestelmäyhteistyö ja ATTE-asiakastoiminen kaukolainatilaus jatkaa Shokkiuutiseen kuuluneen esiselvitysvaiheen jälkeen elämäänsä Varastokirjaston vetämänä Airut-hankkeena, johon Varastokirjasto on saanut OKM:n hankerahoituksen.
  3. Omaa varastointia on tarkoitus karsia lähivuosina huomattavasti ja nojata enemmän Varastokirjastoon VATIn avulla. Tähän meitä ajaa pääkirjaston tilojen peruskorjaustarve.    

OUTI-kirjastot

  • Koha-palvelinten siirto viikolla 47 ja kirjastopalvelut ovat kokonaan pois käytöstä 23.11.
  • Oulun AKE-kirjastoissa Kainuun ja Pohjois-Pohjanmaan alueilla on käynnissä Tulevaisuuden kirjastoammattilainen -koulutuskokonaisuus, joka toteutetaan vuosina 2021-2022. Kokonaisuus muodostuu Oulun kaupunginkirjaston asiantuntijatiimien järjestämistä koulutuksista. Tiimit ovat: Asiakaskokemus, Digi- ja opastuspalvelut, Elämykset, Henkilöstö, ICT, Kokoelmat ja Lukemisen edistäminen. Työntekijä voi osallistua 1-7 koulutukseen. Jos työntekijä osallistuu viiteen tämän kokonaisuuden koulutukseen näiden kahden vuoden aikana, saa hän Tulevaisuuden kirjastoammattilainen -diplomin ja pääsee osallistumaan tulevaisuusseminaariin tai opintomatkalle.
  • Palvelut palailemassa pikkuhiljaa normaaliin, palvelutarjotin laajenee koko ajan lainattaviin kausikortteihin, tapahtumiin ym.
  • Oulun pääkirjaston keskustakirjastohanke etenee: Hankeselvityksen mukaan Oulun pääkirjaston perusparannus toteutetaan 2023–2025. Pääkirjasto muuttaa väistötiloihin vuoden 2022 aikana. Uudistuneen pääkirjaston on tarkoitus avautua asiakkaille vuonna 2025. Pääkirjasto täyttää ensi vuonna 40 vuotta.

12. TNS-Gallup kysely ”kansalaiset ja e-aineistot”

  • Tehty parittomina vuosina, saatu jo hyvää pitkittäistutkimusta, mutta tuloksia ei voida julkaista Kirjastot.fi saavutettavuuden vuoksi
  • Kyselyn jatkaminen ”Yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston” organisaation toimesta. Seuraava kysely 2023 kevättalvella

13. Muut esille tulevat asiat

Ei muita esille tulevia asioita

14. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen 14.27