Aika
2.5.2013.
Paikalla
Virva Nousiainen-Hiiri (pj.), Aija Laine, Erkki Lounasvuori, Inkeri Näätsaari, Aino Ketonen (siht.)
Poissa
Rebekka Pilppula
1. Kokouksen avaus
Kokous avattiin. Asioiden käsittely tapahtui esityslistan mukaisesti. Keskustelujen pohjana oli Kokouskutsun yhteydessä ennakkoon jaettu Liite 1.
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri, sihteeri Aino Ketonen.
2. Konsortiomalli
Keskusteltiin konsortion tavoitteista. Perusteilla olevan Yleisten kirjastojen konsortion tarkoituksena on palvella jäsenkirjastojaan joustavasti ja ketterästi. Konsortio tarvitsee toimintaansa varten sekä ohjausryhmän että käytännön tehtäviä suorittavan konsortiotoimiston.
Konsortion tehtäviä ei tule rajata liian tiukasti vaan tarkoituksena on, että konsortion kautta yleiset kirjastot pystyvät tarvittaessa reagoimaan nopeasti ajankohtaisiin asioihin. Konsortion tehtävien määrittelyssä tulee huomioida muut olemassa olevat palvelut ja organisaatiot yleisille kirjastoille.
3. Konsortiosopimuksen piiriin tulevat asiat
Yleisten kirjastojen konsortion kautta on mahdollista tehdä erilaisia aineisto- ja palveluhankintoja. Tämän lisäksi konsortio edistää yleisten kirjastojen ja muiden osapuolten kumppanuuksia. Sopimuksessa täytyy huomioida, että konsortion ohjausryhmällä ja konsortion toimistolla on riittävät toimivaltuudet tehokkaaseen toimintaan. Jäsenkirjastot saavat konsortion kautta myös asiantuntijapalveluita.
4. Konsortioon liittyminen
Yleisten kirjastojen konsortioon voivat liittyä Suomen yleiset kirjastot. Konsortioon liittyminen organisoidaan kun sopimus on valmis.
5. Konsortion ohjaus
Yleisten kirjastojen konsortiota ohjaa jäsenien keskuudestaan valitsema ohjausryhmä.
6. Konsortion rahoitus
Yleisten kirjastojen konsortio tarvitsee rahoitusta konsortion palveluksessa olevan henkilöstön palkkaamiseen sekä kilpailutusten järjestämiseen liittyviin kustannuksiin.
7. Aikataulu
Erkki Lounasvuori sopii tapaamisen Kuntaliittoon toukokuun aikana. Tapaamiseen osallistuvat valmisteluryhmän jäsenet mahdollisuuksiensa mukaan. Yleisten kirjastojen neuvoston kokous on syyskuussa 2013. Tarkoituksena on, että siihen mennessä konsortiosopimus on pitkällä ja se voidaan esitellä kokouksessa. Konsortion ensimmäiset yhteishankinnat on tarkoitus aloittaa 2014 vuoden alusta. Myös pysyvä rahoitusmalli täytyy neuvotella ja luoda sen käyttöönottoon aikataulu.
8. Muut asiat
Yleisten kirjastojen kentän kuulemiseksi tehdään kysely, jonka tulosten perusteella voidaan asettaa ensimmäiseksi tehtäviä hankintoja tärkeysjärjestykseen. AK tekee kyselypohjan. Valmisteluryhmän toimintaa varten luodaan virtuaalinen työtila. AK ilmoittaa ryhmän jäsenille kun tila käytettävissä.
Ulkoista tiedotusta hoidetaan tällä hetkellä seuraavien www-sivujen kautta:
http://www.kirjastot.fi/konsortio (Valmisteluryhmän pöytäkirjat)
http://sahkoisetsisallot.kirjastot.fi/
Konsortiosuunnittelu dokumentoidaan sitä mukaa kun hanke etenee.
Muistion laati: Aino Ketonen.