Paikka: TEAMS -kokous
Aika: 17.6.2021 klo 13.00-15.00
Paikalla etäyhteydellä: Martikainen Hanna, Lall Emilia, Minna Männikkö, Hýpen Kaisa, Toivonen Leena, Valjakka Katja, Matti Sarmela, Nousiainen-Hiiri Virva (pj, Yleisten kirjastojen konsortio), Marja Hjelt (sihteeri, Yleisten kirjastojen konsortio).
Etäyhteys: Koronaepidemian vuoksi kokous pidetään kokonaisuudessaan etänä. Varajäsenillä mahdollisuus seurata kokousta.
1. Kokouksen avaus
Pj avasi kokouksen 13.02.
2. Työjärjestyksen hyväksyminen
Työjärjestys hyväksyttiin.
3. Konsortion jäsenmaksun suuruus 2022
Konsortion tulos vuonna 2021 tulee olemaan noin 110 000€ ylijäämäinen ja vuoden 2022 arvioidut menot palkkakustannuksineen 100 000€. Esitys: vuonna 2022 ei peritä jäsenmaksuja. Vuoden 2023 jäsenmaksuista tehdään päätös keväällä 2022. Päätetty esityksen mukaisesti.
4. Konsortion järjestämät aineistokilpailutukset vuosina 2021 ja 2022
Elokuvapalveluiden kilpailutus 2021 yhteistyössä FinElibin kanssa, hankintayksikkönä Kansalliskirjasto.
- Organisointi:
- Hankintamenettelyasiantuntemus: FinElib, tarvittaessa ostetaan hankintakonsultointia
- Projektiryhmä: Yleisten kirjastojen konsortio + FinELib
- Sisältötyöryhmä: yleiset kirjastot
- Tavoiteaikataulu:
- Projektiryhmän ja sisältötyöryhmän kokoaminen: kesäkuu
- Hankinnan valmistelu ja ryhmien toiminnan aloitus: elokuu
- Aineistot käytössä alkuvuodesta 2022
- Kustannukset:
- Ei kustannuksia kirjastoille
- FinElib tuottaa hankintapalvelut jäsenille
- Edellyttää, että kaikki liittyvät FinElibin jäseniksi, ei jäsenmaksua, vain yhteistyösopimus.
- Hankintamenettelykonsultoinnin ostaminen ulkopuoliselta asiantuntijalta, arvio 20 000€, tehty varaus Konsortion budjettiin 2022.
Esitys: toteutetaan elokuvien kilpailutus yhteistyössä FinElibin kanssa. Päätetty esityksen mukaisesti.
- Projektiryhmään esitetään seuraavat jäsenet:
- Yleisten kirjastojen konsortio, Marja Hjelt
- Helsingin kaupunginkirjasto Aino Ketonen
- Pohjois-Suomesta Minna Männikkö/Ritva Nikola
- Keski-Suomesta Hanna Martikainen
- Sisältötyöryhmän jäsenet, osaaminen sekä digimedia/VoD palveluiden toiminnasta, että elokuvista, 5-6 jäsentä, ilmoitetaan 29.6. mennessä Marja Hjeltille.
E-lehtikilpailutus 2021
- Haasteena nopea aikataulu ja resursointi.
- Kuntien eriaikaisuus kilpailutuksille
- Kuntien tarve myös printtilehtien kilpailutukselle
- Useissa kunnissa lehdet kilpailutetaan koko kunnan tasolla (esim. koulut ja kirjastot), ja kilpailutukset koskevat sekä printti- että e-lehtiä. Koska paikalliset kilpailutuskäytännöt vaihtelevat ja ulottuvat kirjastojen ulkopuolelle, konsortio ei voi ottaa hoitaakseen kuntien lehtikokonaisuuden kilpailutusta. Myöskään FinElib ei pysty hoitamaan näin laajoja kilpailutuksia kuntien puolesta.
Päätettiin että Konsortio selvittää Hanselin roolin kuntien isoissa hankinnoissa, joiden yhteenlaskettu hankinta-arvo on huomattava valtakunnallisesti.
Keskusteltiin yhteistyöstä niiden kirjastoiden kesken, joilla on nyt tarve kilpailutukselle. mm tiedon jakaminen.
Yleisten kirjastojen konsortio ei pysty organisoimaan e-lehtien kilpailutusta vuonna 2021.
Kilpailutukset vuonna 2022
Selvitetään kirjastoiden tarpeet vuodelle 2022 (yksinkertainen kysely). Kyselyssä elokuussa 2021 myös e-lehtien kilpailutusten tilanne kunnissa, jotta kirjastot voivat jakaa tietoa keskenään. Laaditaan kilpailutuskalenteri selvityksen pohjalta.
5. Resurssien ylläpitäminen ja lisääminen
- Valtakunnalliset työryhmät hankkeisiin
- Resurssien lisääminen kirjastoista vs jäsenmaksut
- Rakenteellinen osallistuminen on haasteellista, mutta hankeosallistuminen on mahdollista.
- Resursoinnin huomioiminen jäsenmaksuissa
- Konsortion tehtävät pitäisi selkeyttää.
- Hankkeiden aikataulutus ja vuosikello useammalle vuodelle
- Digimediahankkeen vaikutus Konsortion rooliin ja toimintaan, kun kuntien yhteinen digitaalisen median palvelukonsepti on valmis.
Päätettiin keskustella sektorityöryhmien perustamisesta seuraavassa Konsortion ohjausryhmän kokouksessa, kun Digimediahanke on edennyt toteutusvaiheeseen ja tiedetään myös hankkeen tarpeet.
6. Muut asiat
- Yleisten kirjastojen edustaja FinElib ohjausryhmään. Marita Ahola siirtyy toisiin tehtäviin ja hänen tilalle tulee valita uusi edustaja. Esitetään Hanna Martikaista varsinaiseksi jäseneksi ja Leena Toivosta Virvan varajäseneksi.
- Konsortiosopimuksen päivityksen tilanne
- Konsortion tehtävien määrittely
- Digimediahankkeen vaikutus konsortion toimintaan
- iMetatietohankkeen tilanne on avoin. YKN on perustanut metatietoryhmän, joka toteuttaa yleisten kirjastojen tiekartan kohti Kansalliskirjaston metatietovisiota. Kansallisen metatietotuotannon kehittämisen strategisesta ohjauksesta vastaa Kansalliskirjaston Melindan ja kuvailutyön ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana on nyt nelivuotiskaudella Kaisa Hýpen.
- Sopimusseuranta, onko muilla ollut ongelmia printtilehtien reklamoinnissa. KL Kuntahankintojen /Hanselin yhteishankintasopimuksen mukaan reklamointi on tehtävä 14 päivää virheen havaitsemisesta, jotta saa maksutta korvaavan numeron puuttuvan tilalle. Yhden kustantajan tulkinnan mukaan saapumattoman lehden tapauksessa virhe pitäisi havaita jo ilmestymispäivästä alkaen. Kirjastoissa saapumaton lehti havaitaan kuitenkin yleensä vasta siinä vaiheessa, kun seuraava numero saapuu. Sopimuksessa on siis tulkinnanvaraisuutta siitä, pitäisikö virhe havaita heti lehden ilmestymispäivästä lukien vai ei. Tässä myös kiistanalaista, siitä, kenen vastuulla on korvaavan lehden maksullisuus: kenen kanssa on sopimus; välittäjän vai kustantajan?
7. Kokouksen päätös
Pj päätti kokouksen 14.27.
Sisältötyöryhmä:
Maija Suoyrjö (Turku), Maarit Helen (Tampere), Siina Vieri (Pori), Minna Koistinen (Kuopio), Saimi Kallio (Lahti), Tuija Kalke (Helsinki), Katja Pesonen (Vantaa)
Koistinen Minna minna.alina.koistinen@kuopio.fi
Suoyrjö Maija maija.suoyrjo@turku.fi
Helen, Maarit maarit.helen@tampere.fi
Siina Vieri siina.vieri@pori.fi
Saimi Kallio saimi.kallio@lahti.fi
Tuija Kalke tuija.kalke@hel.fi
Katja Pesonen katja.pesonen@vantaa.fi
Projektiryhmä:
Marja Hjelt marja.hjelt@hel.fi
Aino Ketonen aino.ketonen@hel.fi
Nikola Ritva ritva.nikola@ouka.fi
Hanna Martikainen hanna.t.martikainen@jyvaskyla.fi