Yleisten kirjastojen konsortion ohjausryhmän kokousmuistio 13.10.2023

Paikka: Lahti, Malski, kokoushuone Henrik ja TEAMS -kokous

Aika: 13.10.2023 klo 10-13

Kutsuttu: Martikainen Hanna, Kolppanen Taneli, Lall Emilia, Rossi Lissu, Männikkö Minna, Suoyrjö Maija, Nikkilä Liisa, Valjakka Katja, Vänttinen Katri, Sarmela Matti, Laine Aija (Valtakunnallinen kehittämistehtävä), Nousiainen-Hiiri Virva (pj, Yleisten kirjastojen konsortio), Hjelt Marja (sihteeri, Yleisten kirjastojen konsortio).
Paikalla: Virva Nousiainen-Hiiri (pj), Marja Hjelt (siht.), Aija Laine, Liisa Nikkilä, Emilia Lall, Taneli Kolppanen
Etäyhteydellä: Minna Mänikkö, Lissu Rossi, Maija Suoyrjö, Hanna Martikainen, Katja Valjakka

Poissa: Matti Sarmela, Katri Vänttinen

1.Kokouksen avaus

Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen 10.08

2.Työjärjestyksen hyväksyminen

hyväksytty

3.Ohjausryhmän varajäsenen vaihto

Anni Aalto siirtynyt toisiin tehtäviin, tilalle Sonja Hakkarainen

4. Ajankohtaista

Elokuvapalveluiden kilpailutus

MAO hylkäsi valituksen, FörlagEtt hankintapäätöksen mukaisesti palveluntoimittajaksi
käyttöönotto alkamassa marraskuussa
palvelun hankintaan sitoutuneille järjestetty webinaari, jossa kerrottu yksityiskohtaisesti sopimuksen sisällöstä ja hinnoittelusta

Lasten ja nuorten valtakunnallinen digimediakokoelma

suunnitelman mukaan suljetaan vuoden 2023 lopussa
kokonaiskäyttöaste hyvä, kaikkiaan noin 285 000 lainaa
taloustilanne, rahaa vielä käyttämättä 36000€, tilataan ensi viikolla loppuvuodeksi lisenssejä
selvitetään tilanne jatkaa kokoelman ylläpitoa huhtikuulle 2024
- yleisön pyynnöstä haetaan vielä lyhyt jatkokausi huhtikuuhun -24 asti, kunnes E-kirjasto aloittaa toiminnan
- loppu määräraha käytetään jatkoajan lisensseihin

Syksyn 2023 hankintapäivä

18.10. klo 9-16
Kirjasto Oodissa, Helsingissä hybriditilaisuus
- ohjelmaehdotuksena Konsortion historiakatsaus
- puheenvuorot: Sähköiset sisällöt yleisiin kirjastoihin, Konsortion perustaminen, toteutettujen hankkeiden esittely, tehdyt kilpailutukset ja muu arkipäivä

Konsortion talous: rahaa siirtyy vuodelle 2024 noin 42000€

mitä rahalle tehdään? Käytiin vilkas keskustelu, rahan käyttäminen on ongelmallinen
- selvitys siitä, voidaanko raha siirtää esim Kirjastoseuralle stipendirahastoon
- Koulutuspäivä tekoälystä
  - työryhmän perustaminen päivän suunnitteluun ja toteutukseen
  - Hannaan yhteys, resurssi
- rahojen käytöstä esitys joulukuun kokoukseen
- jäsenet keskustelevat alueilla, miten raha tulisi käyttää

TAUKO, 10 min

5. E-kirjahanke esittäytyy (aikaa varattu 30 min)

kutsuttu: Suvi Sivulainen, Seija Laitinen-Kuisma ja Anna Tuomikoski

E-kirjastohanke päättyy vuoden lopussa
vuoden -24 alussa toiminta siirtyy Kansalliskirjastoon
- Kirjastoverkkopäivillä julkaistaan e-kirjastoon valitut työntekijät
- E-kirjasto avataan asiakkaille 23.4.2024
24.10. infotilaisuus siirtymävaiheesta
- maksun suuruus vuonna -24, sen mukaan mitä kuukausia tulee, eli 8/12 maksuosuus
haku työryhmiin käynnissä
- Kirjastoissa keskustelua käynnissä mihin työryhmiin kukakin ilmoittautuu
- työryhmät esitelty kirjastot.fi/uutiset/uutiset/haku-e-kirjaston-kirjastotyöryhmiin-kaynnistyy
- voiko työryhmä ottaa Konsortion tehtäviä vastaan
  - nykyisellään työryhmien työmäärää ei voi kasvattaa
  - jatkossa työtehtäviä voidaan muokata tarpeen mukaan
yhteistyöryhmä
- muodostuu tärkeistä sidosryhmistä
ohjausryhmä linjaa työryhmien tehtäviä
E-kirjasto järjestää vuosittain e-kirjastopäivät
- valitaan työryhmien jäsenet, ohjausryhmä ja yhteistyöryhmä
Kirjautuminen on henkilökohtainen, ei yhteisökortteja. Koululuokille oma ratkaisu?
Aineiston kilpailutus. Hilmassa kotimaisten e- ja äänikirjojen tarjouspyyntö, marraskuussa hankintapäätös
- tämän kuukauden aikana tulee muun kieliset e- ja äänikirjat
- lehdet marraskuun alussa
- hankintakorit tehty asiantuntijoiden toimesta kuluttajasaatavuudesta
Tulevaisuuden tarpeita tulisi käsitellä esim e-kirjastopäivässä

TAUKO, 10 min

6.Konsortion tehtävien siirto

työryhmien siirrettävät jäsenyydet
- e-tilastointi, AVIn vastuulla, Jonna Toukonen (tiedotettu)
  - E-kirjastossa mahdollisuus asiantuntijajäsenenä ok, mutta ei työrukkasena
- eBook working group
  - katsotaan tilannetta ajan kanssa ja syksyllä -24 e-kirjaston ohjausryhmän kanssa
  - jäsenyys siirtyy aluksi E-kirjastolle
sopimuskumppanuudet, joiden valvontaa ei voida siirtää. Jokainen huolehtii omasta sopimuksesta jatkossa
- DCA/Medici.tv
- Rockway
- Promentor
- Elokuvapalvelut yhdessä FinELibin kanssa
uusien aineistojen kartoitus ja arviointi
- näitä on ollut viime aikoina vähän, muutama vuodessa
- E-kirjaston työryhmät voivat pohtia, kuuluuko tehtävä heille
yleisesti yleisissä kirjastoissa käytössä olevien e-aineistojen tuntemus ja toimittamisen ”edunvalvonta”. Tätä ei voida automaattisesti siirtää kenellekään, vaan jokainen vastaa omista sopimuksista.
- vrt case: ePress Nordic
- henkilötietojen kalastelu
- hinnankorotukset joidenkin sopimusten vastaisia
- yleiskuva mitä aineistoja kirjastoilla on käytössä, palveluntarjoajien tuntemus ja sopimusten pääsisältöjen ymmärrys
Konsortion tavoitteet konsortiosopimuksessa
- hankintarenkaiden helpottaminen, hankintatinder, josta kunnat voivat löytää hankintakumppaneita
- Kuntaliitto
Tutkimus, vrt Kansalaiset ja e-aineistot kyselyt
- tarkasteltava tarvetta

TAUKO 10 min

7. Jäsentilanne

279 kuntaa, ei uusia jäseniä

8. Ajankohtaista kirjastoista

(toimitetaan etukäteen sihteerille ja kirjataan tähän, ei käydä kokouksessa läpi tiukan aikataulun vuoksi)

9. Muut asiat

Konsortion sivut KiFissä

pääsivu jää, lisätään lause: ”Yleisten kirjastojen konsortiolla ei ole toimintaa tällä hetkellä” ja pääsivun sisältö muutetaan imperfektiin.
sivun alareunaan lisätään tieto, että ”Konsortion aikaisempia materiaaleja voi tiedustella osoitteesta toimitus@kirjastot.fi.” Alasivuista julkisksi vain pöytäkirjat, muut vain ylläpidon nähtäviksi.
linkki Konsortion sivulle jää edelleen Kirjastot.fi aakkoselliseen hakemistoon
aikataulu sivuston muutoksille?
- kun konsortion toiminta jää pois
Konsortion sivulle tieto, missä tilassa konsortio on, eli laitetaan uinumaan, mutta voidaan herättää tarvittaessa. Eli tieto mitä tarkoittaa se, että konsortiolla ei ole toimintaa.

Joulukuussa OHRYn kokous, jossa toiminta suljetaan, talous- ja loppuraportti yms.

Mikä päivä teille sopisi parhaiten?
- 19.12. klo 13-15 sovittu
- 20.12. klo 13-15.30
- 21.12. klo 13-15.30