Paikka: Teams, sähköinen kokous
Aika: 5.9.2022 klo 14.30–16
Paikalla: Nousiainen-Hiiri, Virva; Savinainen, Päivi; Selkee, Johanna; Vänttinen, Katri; kello 14.39 alkaen Hormia-Poutanen, Kristiina
Paikalla lisäksi: Sivulainen, Suvi: projektipäällikkö, kokouksen sihteeri; kohta 3: Marjo Haatainen: projektiasiantuntija / viestintä; kohta 4: Joona Kutilainen-Pennanen: projektiasiantuntija / teknologia
1. Kokouksen avaus
Puheenjohtaja Virva Nousiainen-Hiiri avasi kokouksen kello 14.33
2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hyväksyttiin 3.6.2022 kokouksen pöytäkirja.
3. Hankkeen viestintäsuunnitelma
E-kirjastohankkeen viestinnästä vastaava Marjo Haatainen esitteli hankkeen viestintäsuunnitelman pääkohtia. Keskusteltiin visuaalisesta ilmeestä, vaikuttajaviestinnästä ja aikatauluista. Yleisempää vaikuttajaviestintää toivotaan vielä tälle syksylle kirjastojen tueksi. Keväällä 2023 tarvitaan mahdollisimman tarkat aineistot kirjastoille seuraavan vuoden budjettisuunnittelua varten. Keskusteltiin siitä, että käyttäjiä ja kirjastoja halutaan osallistaa muun muassa e-kirjaston ilmeen suunnittelussa.
4. Teknologiasuunnitelma
E-kirjastohankkeen teknologiasta vastaava Joona Kutilainen-Pennanen esitteli teknologiasuunnitelman. Keskusteltiin tunnistautumisjärjestelmästä ja sisältöjen saamisesta alustalle, sekä tulevista kustannuksista. Lopullinen ratkaisu on vielä auki. Todettiin, että markkinatoimijoista useimmat haluavat tarjota kokonaispalvelua. Haussa ovat sisällön ja teknologian erottaminen sekä kirjastojen aktiivinen rooli osana ratkaisua. Nyt työn alla ovat pilotit, joiden pohjalta voidaan toivottavasti valita kaupallisen ratkaisun ja oman kehitystyön väliltä.
5. E-kirjaston tuleva organisaatiomalli
Projektipäällikkö kertoi lyhyesti tehdystä organisaatiomallin selvitystyöstä ja esitteli vaihtoehtoja tulevaksi organisaatioksi. Suomen Hankintajuristit oy:ltä on tilattu selvitys kuntien e-kirjastolle sopivasta organisaatiosta. Vaihtoehtoja itsenäiselle organisaatiolle ovat osakeyhtiö, yhdistys tai liikelaitoskuntayhtymä. Selvityksessä todetaan osakeyhtiön olevan perustamisprosessin kannalta kuntayhtymää suositeltavampi, sillä se vaatii useimmissa kunnissa valtuustokäsittelyn sijaan kunnanhallituksen päätöksen. Osakeyhtiömuotoisessa organisaatiossa kunnat voisivat liittyä mukaan joustavasti, sillä ”liittyminen e-kirjasto-organisaatioon toteutettaisiin osakeantina tai yhtiön hallussa olevien omien osakkeiden kauppana”.
Organisaatiomuotoa valittaessa on otettava huomioon e-kirjaston toiminta digitaalisten kirjastokokoelmien hoitamisesta kuntien yhteistoimintana. ”Kuntalain 126 §:n mukaan kunnalla on yhtiöittämisvelvollisuus kunnan toimiessa kilpailluilla markkinoilla.” - - ”Momentin 1 kohdan mukaan kilpailutilanteesta markkinoilla ei olisi kyse, jos kunta järjestää lain perusteella omana toimintanaan palveluja kunnan asukkaille ja muille, joille kunnan on lain perusteella järjestettävä palveluja. Tulkinnassa ei olisi olennaista vain tehtävän lakisääteisyys, vaan myös se, että kunta tuottaa palveluja vain niille, joille sen on lain perusteella tuotettava. Momentin 2 kohdan mukaan kilpailutilanteesta markkinoilla ei myöskään olisi kyse, jos palveluja järjestetään kuntalain 49 §:ssä tarkoitettuna yhteistoimintana lakiin perustuvan yhteistoimintavelvoitteen perusteella yhteistoimintamuodon omana toimintana. Palvelujen järjestäminen olisi rajattu sen alueen asukkaille ja muille, joille sen on lain perusteella järjestettävä palveluja. - - Säännös koskisi sekä kunnan lakisääteisiä että vapaaehtoisia tehtäviä.”
Selvityksessä vähälle huomiolle jääneestä yhdistysmuodosta tilattiin lisäselvitys ja yhdistysmuodon soveltuvuutta e-kirjastohankkeen organisaatiomalliksi on tarkoitus selvittää Patentti- ja rekisterihallituksen ennakkopäätöksellä. Tätä varten muotoillaan alustavat säännöt. Mikäli yhdistysmuotoon päädyttäisiin, perustettavan yhdistyksen toiminnan on oltava selvästi yleishyödyllistä ja aatteellista. Yksi vaihtoehto, mikäli Konsortiota ohjaavat tahot näin päättäisivät, voisi olla Yleisten kirjastojen konsortion muuttaminen rekisteröidyksi yhdistykseksi.
Kaikissa yllä mainituissa vaihtoehdoissa e-kirjastoa ylläpitävän toimijan ja sen jäsenten välille muodostuisi sidosyksikköasema palvelujen järjestämiseksi yhteistoiminnassa. Tämän lisäksi mallina on nykyisen kaltainen yhteistoiminta. Kyseessä on ns. vastuukuntamalli (ent. isäntäkuntamalli), jolla nykyiset kirjastoyhteenliittymät (kimpat) toimivat. ”Kunta voi hoitaa tehtävää yhden tai useamman kunnan puolesta.” Tällöin järjestämisvastuu siirtyy vastuukunnalle tehdyn sopimuksen pohjalta, sen voimassaoloaikana. ”Yhteiset toimielimet ovat yleensä lautakuntia. Yhteinen toimielin voi kuitenkin olla myös esimerkiksi johtokunta tai toimikunta tai vaikkapa lautakunnan jaosto.” Kuntaliitto, yhteinen toimielin.
Myös Kansalliskirjaston mahdollisuutta toimia organisaation keskeisenä osana on selvitetty. Mikäli yleisten kirjastojen yhteisen e-kirjaston tehtäviä hoitaisi lakiin pohjautuen jokin Kansalliskirjaston yksikkö, hankintalainsäädäntöä ei tältä osin sovellettaisi kuntien ja Kansalliskirjaston välillä. Tämä edellyttänee, että päädyttäisiin avoimen lähdekoodin ratkaisuun (Library Simplified ja Simply E), jota ylläpidettäisiin ja kehitettäisiin Kansalliskirjastosta. Mikäli teknologiaratkaisussa päädytään kaupallisen toimijan ylläpitämään ratkaisuun, Kansalliskirjaston mahdollinen rooli tulee muotoilla muutoin.
Keskustelussa esille nousivat jäsenten oikeudellinen asema sekä liittymisen helppouden lisäksi sitoutumisen taso eri organisaatiomuodoissa. Kunnilla tulee olla oikeus valita haluavatko olla mukana e-kirjastossa. Kansalliskirjasto kilpailuttaa nykyisin yliopiston luvalla yleisille kirjastoille palveluja kuntien antamien valtuutusten pohjalta.
6. Ajankohtaista etenemisestä
Hankkeen seminaari ”Kuoleeko kirja, entä kirjasto?” järjestetään 21.9. klo 13-16 Oodissa ja Kirjastokaistalla. Linkki kirjastot.fi ammattikalenterin ilmoitukseen.
Viime kokouksessa mainittu pyöreän pöydän tilaisuus on siirtynyt kesäkuulta 28.9. keskiviikolle.
Projektipäällikkö ja kustannusalan projektiasiantuntija tutustuivat kesäkuussa Tanskan Det Digitale Folkebiblioteketiin, eReoleniin ja paikallisiin kustantajiin. Lisäksi kustannusalan asiantuntija osallistui heinäkuussa järjestettyyn IFLAn satelliittitapaamiseen Dublinissa. Norjan Biblioteksentralenin e-aineistojen sisältöhankintoihin tutustumista suunnitellaan ja osallistumista Frankfurtin kirjamessuille.
Kaikki asiantuntijaryhmät ovat nyt kokoontuneet vähintään kaksi kertaa ja työskentely on löytämässä muotoaan.
Teknologiaan liittyvien aikataulujen vuoksi jo myönnetyn rahoituksen käyttöaikataulua on arvioitava uudelleen syksyn 2022 aikana.
7. Tulevat kokoukset
Seuraavat ohjausryhmän kokoukset sovitusti loka-, ja marraskuussa.
8. Muut asiat
Muita asioita ei noussut esille.
9. kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen 16.04.