Kysy kirjastonhoitajalta -palvelussa toteutettiin vastaajakysely marras-joulukuussa 2021. Kysely oli avoina 4.11.-7.12., se lähetettiin kysy-listalla vastaajille 3 kertaa ja se löytyi ylläpidon etusivulta Kysy kirjastonhoitajalta -palvelussa. Kyselyn tarkoituksena oli selvittää, miten hyvin edellisen kyselyn (2018) tulosten inspiroimat uudet opastusmateriaalit oli löydetty, miten vastaaminen sujuu kirjastoissa ja ovatko kirjastot tyytyväisiä palvelun toimintaan. Kyselyyn vastasi 48 henkilöä (63-15 tyhjää). Vastausten prosenttiluvut on laskettu vastanneiden määrästä, joka alkuosassa kyselyä on 48 ja loppupäässä 43.
Vastaamisen järjestäminen kirjastoissa
Kyselyyn vastanneiden kirjastot olivat olleet toiminnassa mukana pitkään: 89 % vastasi kirjastonsa osallistuneen palveluun yli 5 vuotta, kahden vastaajan kirjasto oli ollut mukana 1-5 vuotta, yhdellä ei ollut tietoa. Kysy kirjastonhoitajalta on toiminut jo vuodesta 1999 alkaen. Kirjastoja lähti mukaan paljon jo aikaisessa vaiheessa, jotkut ovat olleet mukana alusta asti. Tämä on ehdottomasti yksi palvelun vahvuuksista.
Vastaajista 65% oli ollut mukana vastaamassa yli 5 vuotta, 19% 1-5 vuotta, 13% puolesta vuodesta vuoteen. Kukaan vastaajista ei ollut ollut mukana alle puoli vuotta. Puolesta vuodesta vuoteen mukana olleita oli enemmän kuin vuoden 2018 kyselyssä. Tämä on hienoa. On hyvä, että palvelussa on paljon vankkaa kokemusta, mutta myös uusia vastaajia tarvitaan jatkuvasti, kun osa väestä vaihtaa alaa tai jää eläkkeelle.
Vastaaminen on järjestetty kirjastoissa eri tavoin. 65% vastasi, että ne, jotka ehtivät, vastaavat, 19% vastasi kirjaston jakaneen päivystysvuorot. 10% oli oman kirjastonsa ainoa vastaaja. Yhdessäkään vastauksessa ei ollut valittu kohtaa vastuuhenkilö jakaa kysymykset. Jokainen vastaajakirjasto päättää, kuinka vastaaminen organisoidaan. Itsenäisyys onkin tärkeä osa toimintaa, koska kaikki kirjastot ovat omanlaisiaan: ne ovat eri kokoisia, niissä on erilainen rakenne ja henkilöstö. Ainoastaan maan pääkaupungissa vastaamisen organisaatiota ei ole saatu järjestettyä niin, että se toimisi.
54% vastaajista kertoi seuraavansa kysymyksiä sähköpostiviestien perusteella, 28% kävi päivittäin ylläpidossa ja 15% silloin tällöin tarkistamassa kysymykset. Päivittäin ylläpidossa kävijöiden määrä oli noussut, mikä on hyvä, koska sähköpostin kulussa saattaa olla katkoksia ja viestejä voi mennä roskapostiin. Kysymysten säännöllinen seuraaminen ylläpidossa tuo varmuuden siitä, että vastaajat ovat kysymystilanteen tasalla.
Koulutus ja tiedotus
33% vastaajista kertoi, että heidän kirjastossaan järjestettiin vastaajakoulutusta. 49% vastasi, että koulutusta ei ole ja 16 % ei tiennyt, onko koulutusta. Edellisessä kyselyssä selvinnyt koulutuksen vähäisyys kirjastoissa antoi sysäyksen yhteisen koulutusmateriaalin ja opastuksen luomiselle. Kysy kirjastonhoitajalta -toimitus on koonnut Uuden vastaajan paketin, Tiedonhakupaketin, Tietopalvelun muistilistan sekä muita koulutusmateriaaleja Kysy kirjastonhoitajalta -ylläpitoon (käytettävissä kirjautuneille). Uuden vastaajan paketti ja Tiedonhakupaketti lähetetään Uuden vastaajan kirjeessä kaikille, joille tehdään vastaajatunnus. Tiedonhaun opastus Kirjastot.fi-sivustossa on myös uusittu ja sinne on lisätty esimerkkikysymyksiä ja -vastauksia. Lyhyitä ohjetietoiskuja jaetaan Opastusta vastaamiseen -sarjassa viikoittain sähköpostitse ja joka toinen kuukausi Teams-kokoontumisessa. Hyviä tiedonlähteitä esitellään Makupalat.fi:ssä ja kerran kuussa toimitettavassa Tiedonhaun uutiskirjeessä.
Tässä kyselyssä haluttiin selvittää, kuinka hyvin uudet materiaalit ovat löytäneet käyttäjänsä. 85% tunsi Opastusta vastaamiseen -sarjan, 78% Uuden vastaajan paketin, 52% Tiedonhakupaketin, 50% Tietopalvelu ja tiedonlähteet Kirjastot.fi:ssä -ppt:n ja 28% Tiedonhaun opastuksen Kirjastot.fi-sivustossa. Koulutusmateriaaleja-sivun, Kiperät kohdat ylläpidossa -sivun ja Tietopalvelun muistilista -ppt:n tunsi 20%. Koulutusmateriaalit ovat siis tulleet hyvin käyttöön. Se onkin erittäin ilahduttavaa ja merkittävä parannus toimintaan.
76% seurasi palvelun ajankohtaisasioita kysy-listalta, 15 % ylläpidon keskustelualueelta ja 1 vastaaja sai tietoa muilta vastaajilta. Kukaan ei ollut valinnut vaihtoehtoa ei juuri mistään. Tiedotuksen saamisessa ja seuraamisessa on tapahtunut valtava parannus, johon myös edellisen kyselyn tulosten vuoksi on pyrittykin. Kysy-listan seuraaminen on yleistynyt huomattavasti, samoin ylläpidon keskustelun ja infoalueen. Kukaan kyselyyn vastanneista ei enää kokenut olevansa tiedotuksen ulkopuolella, niin kuin vielä vuonna 2018 9% oli kokenut.
80% vastaajista tiesi, minne palautetta toiminnasta voi lähettää, 15% ei tiennyt. Tässä kyselyssä niiden määrä, jotka tiesivät, minne palautetta voi lähettää, oli noussut selvästi. Tämä onkin hyvä, koska palautteen perusteella ei ainoastaan kehitetä palvelua, vaan taataan myös sen tekninen toimivuus. Tieto katkoksista tai muista ongelmista tekniikassa saadaan useimmiten vastaajakirjastoilta. Palautetta voi lähettää Kirjastot.fi-toimitukseen joko osoitteella toimitus@kirjastot.fi tai nina.granlund@hel.fi. Palautetta voi laittaa myös ylläpidon keskustelualueen kautta. Jos palvelussa on teknistä vikaa, on erittäin tärkeää lähettää heti viesti molempiin edellä mainittuihin sähköpostiosoitteisiin.
80% vastaajista tiesi, missä on vastaajakirjastolista eli näin muodoin, mitkä kirjastot kuuluvat palveluun, 17% ei tiennyt. On hyvä, että tämä asia tunnetaan nyt paremmin kuin aikaisemmin, sillä tieto on tärkeä erityisesti, jos kysymys olisi hyvä ohjata vastattavaksi johonkin toiseen kirjastoon. Vastaajakirjastot löytyvät Kysy kirjastonhoitajalta -palvelun julkisesta sivusta Infon alta. 91% vastaajista tiesi, että kysymyksen voi kohdistaa toiselle vastaajakirjastolle ylläpidossa. Tämäkin lukumäärä oli noussut. Tieto on erittäin hyödyllinen ja helpottaa käytännön työskentelyä ylläpidossa.
Kysymykset
33% vastaajista oli sitä mieltä, että kysymykset ovat vaativampia kuin aiemmin, 33%:n mielestä kysymykset olivat samanlaisia kuin ennenkin. 13% oli sitä mieltä, että kysymykset eivät olleet vaativampia kuin ennen ja 13% ei osannut sanoa, miten asia on. Tämä onkin on vaikea arvioitava asia ja koetaan varsin yksilöllisesti. 74% vastaajista ei ollut kysynyt tarkennusta kysymykseen sähköpostitse, 15% oli ja 11% oli kysynyt tarkennusta useammin kuin kerran. Sähköposteja oli lähetetty vähemmän kuin aiemmin. Se saattaa johtua siitä, että vastaajilla ei ole aikaa kysyä tarkennuksia postitse.
Tiedonhaku
Kyselyssä tiedusteltiin avovastauksena, mistä tietoa etsitään. Tietoa haettiin hyvin monipuolisesti. Useampi vastaaja kertoi ensinnäkin suunnittelevansa tiedonhakunsa kysymyksen mukaan. Tietoa haettiin kirjaston omasta tietokannasta, verkosta hakukoneella, Finna.fi:stä, Melindasta, lehdistä, Helsingin sanomien arkistosta, Makupalat.fi:stä, Kirjasammosta, musiikkitietokannoista (Fono.fi), Kavin tietokannoista. Useampi mainitsi tarkistavansa aiemmat vastaukset sekä keskustelevansa kollegoiden kanssa ja käyttävänsä tieto-listaa. Asiantuntijoilta oli myös haettu apua. Oma muistikin mainittiin. Tiedonhaun osaaminen näyttää siis varsin hyvältä.
Kirjastot.fi:n tuottamia uutiskirjeitä seurasi moni. Tiedonhaun uutiskirjettä tilasi 49%, kirjallisuuskirjettä 1 vastaaja ja molempia 30% vastanneista. Kuitenkin 6 mainitsi, ettei tilaa kumpaakaan. Tässä on 6 liikaa, sillä etenkin Tiedonhaun uutiskirjettä tulisi jokaisen palvelussa toimivan vastaajan seurata ja lukea.
81% vastaajista mainitsi suosittelevansa verkkosivuja ja kirjallisuutta tilanteen mukaan. 21% pyrki suosittelemaan molempia. 37% kertoi kysyjälle, mistä ja miten lähteet oli löydetty ja 77%, mistä hakija voi etsiä tietoa. Yksikään ei valinnut kohtaa en mainitse lähteitä lainkaan. Tämä onkin varsin hyvä. Kommenttiosassa moni kertoi toimivansa tilanteen mukaan esimerkiksi suositellessaan kirja- ja verkkoaineistoa, samoin ohjaavansa kysyjän eteenpäin asiantuntijalle, jos tietoa ei ole löydettävissä saatavilla olevissa tiedonlähteissä.
Kyselyssä oli lista tiedonlähteistä, joista kysyttiin, käyttivätkö vastaajat niitä. 28% vastaajista käytti kirjaston erityistietokantoja, 77% selaili hyllyistä kirjallisuutta, 84% katseli aiempia tietopalveluvastauksia. Finna.fi:tä käytti 79%, Kirjasampoa 60%, musiikkitietokantoja (Fono.fi,) käytti 30%, Makupalat.fi:tä 21%. 67% vastasi kysyvänsä työtoverilta ja 53% asiantuntijalta. Tiedonlähteiden käyttö on monipuolistunut edellisen kyselyn tuloksista ja mm. kaikkia tietokantoja käytettiin huomattavasti enemmän kuin 2018 kyselyn perusteella voitiin päätellä. Vaikka Makupalat.fi:nkin käyttö on lisääntynyt paljon, sitä tulisi tutkia huomattavasti enemmän. Sinne kootaan tietopalvelussa käytettyjä ja suositeltavia lähteitä. Kollegojen kanssa keskusteltiin vain edellistä kyselyä enemmän, mutta edelleen paljon. Asiantuntijoilta kysyminen oli lisääntynyt huomattavasti. Tiedonlähteiden monipuolinen ja aktiivinen käyttö on varsin ilahduttava asia. Se takaa palvelun laadun. Keskustelu kollegojen kanssa on aina hyväksi. Muuta-kentässä mainittiin, että tiedonlähteinä myös Discogs ja Ilmatieteen laitos.
Vastaajat suosittelivat kirjastossa käyntiä kysyjille melko harvoin. Vain kaksi ei suositellut kirjastokäyntiä, 67% suositteli sitä harvoin, 19% usein. Kirjastokäyntejä on edelliseen kyselyyn verrattuna siirrytty suosittelemaan pääpainoisesti harvoin. Tämä saattaa kuitenkin olla yhteydessä koronapandemiaan ja sen aiheuttamiin tilojen käyttörajoituksiin. Muutenhan Kysy kirjastonhoitajalta -vastaukset ovat oiva paikka suositella kirjastossa käyntiä.
Vastaajilta kysyttiin, olivatko he saaneet kysyjiltä jatkokysymyksiä vastauksistaan edeltävän vuoden aikana. 63% ei ollut saanut lisäkysymyksiä, 12% oli saanut kerran lisäkysymyksen, 12% oli saanut 2-5 kertaa lisäkysymyksen ja 2% 6-10 kertaa. Tämä kysymys valottaa sitä, miten suuri osa vastaamisesta ei näy varsinaisissa vastaajatilastoissa ylläpidossa. Lisäkysymysten lähettäjien lukumäärä on vähentynyt, mutta tässä kyselyssä oli myös saatu enemmän kuin 5 kertaa lisäkysymyksiä, mikä oli uutta.
Ylläpito
Ylläpidon tuntemus on tärkeää, jotta vastaaminen on mahdollisimman helppoa ja sujuvaa. Opastusta vastaaminen -sarjassa on tuotu esiin myös ylläpidon toimitaan pieninä tietoiskuina. Vastaajien ylläpidon tuntemus onkin parantunut huomattavasta jo edellisestä hyvästä tilanteesta. Suurin osa 98 % osasi varata kysymyksen ja vastata sekä lähettää vastauksen, 91% osasi varata kysymyksen ja jatkaa vastaamista myöhemmin, 53% osasi tallentaa viestejä muille vastaajille, 79% osasi ohjata kysymyksen toiselle kirjastolle vastattavaksi. 93% osasi poimia asiasanoja Finto-ysosta, 79% osasi lisätä vapaita asiasanoja. 84% tunsi näiden eron. 33% tiesi, miten vastauksen saa näkymään Musiikkikirjastot.fi:ssä, Kirjasammossa tai eKirjastossa. ja 70% tiesi, mitä tarkoittaa merkitse vastatuksi -ruksi. 67% osasi käydä muokkaamassa valmista vastausta. 58% tiesi, missä ylläpidossa voi käydä lukemassa kommentteja, 42% osasi tutkia tilastoja, 37% tunsi ylläpidon keskustelualueen ja 67% oli löytänyt vastausohjeet ylläpidosta.
Opastukset ovat hyödyttäneet paljon. Kyselyn pohjalta Opastusta vastaamiseen -sarjan Teams-tietoiskuihin otetaan aiheeksi vastausten merkitseminen näkyviin eKirjastossa, Musiikkikirjastot.fi:ssä ja Kirjasammossa, ylläpidon keskustelualue, viestien tallentaminen muille vastaajille sekä tilastot.
Kirjastot.fi-palvelujen esittely tiedonhaun opastuksessa ja palvelun näkyminen kirjaston sivulla
Kyselyssä haluttiin myös kartoittaa, esitelläänkö kirjastoissa tiedonhaun opastusten yhteydessä Kirjastot.fi:n tuottamia tiedonhaun palveluja. Kirjastojen opastuksissa esiintyvät vastaajien valinnoissa 30%:ssa Kysy kirjastonhoitajalta, 12%:ssa Makupalat.fi, 9% :ssä Kirjastot.fi:n Tiedonhaku-kokonaisuus, 21% :ssä Kirjasampo ja 16%:ssa Kirjastokaista. Luvut saisivat hyvin mielellään olla paljon korkeammat. Tosin vapaan sanan kentässä oli mainittu, että nämä asiat eivät kuuluneet vastaajien vastuulle kirjastossa, joten luvut saattavat olla todellisuudessa korkeammat.
Kyselyssä tiedusteltiin, näkyykö Kysy kirjastonhoitajalta -palvelu kirjaston sivulla. 9% vastasi sen näkyvän etusivulla, 14% ylä- tai alapalkissa, 37% tiedonhakusivulla. Suurin osa 40% vastasi kuitenkin, ettei palvelu ole näkyvissä kirjaston sivulla. Palvelun näkyvyys on todella tärkeää. Jos kirjasto tarjoaa käyttäjilleen näin hyvää palvelua, olisi sen oltava näkyvästi esillä kirjaston sivulla. Suurin osa kysyjistä löytää Kysy kirjastonhoitajalta -palveluun hakukoneen avulla tai tuttavan suosittelun perusteella. Kirjaston sivulta sen on löytänyt aivan häviävän pieni osa kysyjistä. Toisaalta myös tätä kysymystä koski yllä mainittu kommentti siitä, että tämä asia ei ole vastaajien vastuulla ja näin ollen asiaa ei tiedetty. Useassa Finna-kirjastossa Kysy kirjastonhoitajalta -palvelu onkin näkyvissä kirjallisuus-, musiikki- ja tiedonhakusivuilla, mikä on erittäin tärkeä asia.
Palaute
Vapaan kommentoinnin kohdassa kommentoitiin kysymyksiä sekä ajanpuutetta ja myös sitä, että vastausten laatiminen vie pitkän ajan. Yksi vastaaja kertoi, että kirjastossa on sekä Kysy kirjastonhoitajalta -koulutusta että tiedonhaun koulutusta erikseen. Olisipa hienoa, jos tällainen olisi kaikkialla mahdollista!
Lopuksi
Kysely auttaa kehittämään vastaamista, ylläpitoa ja tiedonhaun opastusta. Erityisesti ylläpidon opastukseen liittyvät tiedot tulevat suoraan käyttöön Opastusta vastaamiseen -sarjassa. Kautta linjan verrattaessa edelliseen kyselyyn on havaittavissa erittäin iso parannus sekä tiedonlähteiden että ylläpidon tuntemuksessa, samoin vastaajille laaditut koulutusmateriaalit ovat tunnettuja. Näin olemme saaneet tehostettua vastaajien tukea toimituksessa, autettua vastaajia tiedonhaussa, vastausten laatimisen sujuvuudessa sekä tiivistettyä vastaajaryhmän yhteistoimintaa ja -henkeä. Tällä tiellä jatkamme.
Alla oleva pdf-kooste vastauksista ei ole saavutettavassa muodossa.
