Espoo, Helsinki, Kauniainen ja Vantaa päättivät valita Systematic Oy Finlandin Helmet-kirjastojen uudeksi kirjastojärjestelmätoimittajaksi arvonlisäverottomaan kokonaishintaan 3 620 518,00 euroa (alv 0 %). Varatoimittajaksi valittiin Axiell Finland Oy.
Hankintamenettelynä kilpailutuksessa käytettiin kilpailullista neuvottelumenettelyä, jossa neuvotteluihin oli kutsuttu mukaan neljä järjestelmätoimittajaa. Neuvotteluja käytiin niiden yritysten kanssa, jotka oli todettu soveltuviksi ja jotka olivat tehneet osallistumishakemuksen määräaikaan mennessä.
Toimittajaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja. Kokonaistaloudellisesti edullisin on hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous. Vertailuperusteina olivat hinta, jonka painoarvo oli 20 pistettä, sekä laadulliset tekijät, joiden painoarvo oli 80 pistettä.
Kirjastojärjestelmän vaihto voi tuoda uusia ominaisuuksia myös asiakkaiden käyttämään Helmet-verkkokirjastoon, kuten esimerkiksi asiakkaaksi rekisteröityminen vahvalla tunnistautumisella ja osoitetietojen ajantasainen päivittyminen väestötietojärjestelmästä.
Kirjastojärjestelmän vaihto aiheuttaa lyhyen käyttökatkon palveluissa, kun siirtymä on ajankohtainen.
Helmet on pääkaupunkiseudun kirjastojen yhteenliittymä, johon kuuluvat Espoon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kaupungit. Kirjastojärjestelmää käyttävät kaikki Helmet-kaupunkien kaupunginkirjastot, ja se kattaa noin 80 kirjastotoimipistettä. Kirjastojärjestelmä on kirjaston henkilökunnan käyttämä taustajärjestelmä.
Kirjastojärjestelmähankinta on osa laajempaa kirjastojen digitaalisten palveluiden uudistamishanketta, jonka aikana on jo uusittu asiakkaiden käyttämä Helmet.fi-verkkokirjasto ja yhtenäistetty Helmet-kirjastojen aineiston luokitusjärjestelmää. Kirjastojärjestelmän uusiminen on ajankohtaista, koska Helmet-kirjastojen nykyinen järjestelmä on teknisesti elinkaarensa lopussa. Uuden järjestelmän käyttöönotolla tavoitellaan nykyaikaista ja luotettavasti toimivaa kirjastojärjestelmää, jossa on ensiluokkaiset tietoturva- ja tietosuojaratkaisut.
Kirjastojärjestelmä uusitaan vuosina 2026–2027.
Lisätiedot:
Virva Hiiri, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Helsingin kaupunginkirjasto
sähköposti virva.hiiri@hel.fi, puh. 050 402 5813