HelMet-kirjastojen suuri Musiikkivarasto eli Saundiholvi sijaitsee Tikkurilan kirjaston kellarissa Vantaalla. Kymmenvuotispäiviään viettävän Musiikkivaraston koko voi yllättää, samoin sisältö. Varastossa on musiikkia on yli 71 000 nidettä. Tuhannet levytykset, CD- ja LP-levyt, kasetit sekä kirjallisuus ja nuottiaineistot löytyvät HelMetistä mutkattomasti. Tiedonhaku toimii, sillä aineisto on luetteloitu hyvin. Panostus asiakaspalveluun näkyy kaikille.
Syksyllä HelMet-kirjastoissa alkaneet näyttelyt ja aktiivinen sometus ovat avanneet varastoa yhä useammille. Kampanja Saundiholvi auki! muistuttaa yleisöä siitä, että mittavat musiikkisisällöt ovat helposti kaikkien saatavilla. Tieto lisää aktiivisuutta. Saundiholvin varausten ja kaukolainojen määrä on kasvanut tuntuvasti.
HelMet-kirjastojen musiikkivaraston takautuvaa luettelointia varten on saatu OKM:n rahoitusta 10 vuoden ajan. Musiikkivaraston johtava informaatikko Heikki Poroila vastasi kun Musiikkikirjastot.fi kysyi Saundiholvin toiminnasta nyt ja tulevaisuudessa.
HelMet-kirjastoissa alkanut kampanja Saundiholvi auki! tuo Tikkurilassa sijaitsevalle musiikkivarastolle selkeää nostetta. Mitä ajatuksia kampanja herättää sinussa?
Heikki Poroila: – On erittäin tärkeää, että tällaista vähän piilossa katseilta olevaa palvelua aina välillä nostetaan ihmisen ilmoille. Kaikki konstit ovat tervetulleita, myös tämä kampanja.
Miten olet ollut itse mukana avaamassa Saundiholvia?
– Kyllä se on tapahtunut pääasiassa hakemalla noita vanhoja älppäreitä eri kirjastojen näyttelyihin On sekin työstä käynyt. Tietysti myös se luettelointi, jota päivittäin teemme, on avainasemassa kokoelman avaamisessa tietokannan kautta.
***
Kuinka laaja musiikkivarasto on? Millaisissa tiloissa varasto sijaitsee? Miten paljon varasto kasvaa keskimäärin vuositasolla?
– HelMet-musiikkivarasto on sijoitettu Tikkurilan kirjastotalon alimpaan kerrokseen, joka on kirjavarastoksi suunniteltukin. Musiikkitavara ei ihan kaikkea tilaa vie, mutta kyllä sitä on ehtinyt kertyä jo yli 71 000 niteen kokoelmaksi. Vuosittain uutta tavaraa – lähinnä CD-levyjä – on tarjottu varastoon 2000–4000 nidettä.
Musiikkivaraston “muistikapasiteetti” ja sisällöt ilahduttavat ja yllättävätkin monet. Mihin musiikkivaraston menestys perustuu?
– Kyllä tämä on mielestäni tyypillinen ”pitkän hännän” tapaus. Varastossa on niin suuri ja monipuolinen kokoelma, että vaikka se on poistettu avokokoelmasta vähäisemmän käytön ja tilanahtauden takia, sitä käyttöä kuitenkin pidemmällä aikavälillä löytyy. Epäilemättä on myös niitä ihmisiä, joita LP-levyjen poistaminen avohyllyistä on harmittanut. Heille varasto taas tarjoaa loputtomasti lainattavaa, koska meillehän ne vinyylit ovat päätyneet ja täällä ne ovat pysyvästi tarjolla.
Musiikkivaraston kokoelmaan tehdään runsaasti varauksia. Kuinka paljon?
– Järjestelmän kautta tulevien varausten määrä on noin 50 kpl päivässä, mutta usein on paljon sitäkin vilkkaampia päiviä, kun joku meidän suurasiakkaistamme on taas ehtinyt tietokannan äärelle. Muutamat aktivistit varaavat kerralla 20–40 CD-levyä ja viikon kuluttua taas samanlaisen satsin. Järjestelmävarausten päälle tulevat Tikkurilan musiikkiosastolle tulevien asiakkaiden haut, joita niitäkin on joskus kymmenittäin. Varaston ovi käy kyllä ahkerasti.
***
Miten luonnehtisit Tikkurilan musiikkivaraston arkea, toimintaa ja logistiikkaa?
– Kesästä 2013 meitä on ollut kaksi ihmistä pyörittämässä palvelua. Aamulla tulostetaan aina ensimmäiseksi varauslistat, jotta ne ehtivät klo 9 tienoilla lähtevään kuljetukseen. Siinä vierähtää helposti tunti, jos asiakkaat ovat olleet ahkerina. Pääosan päivästä luetteloimme, laitamme tavaraa lainauskuntoon, korjaamme rikkoutuneita koteloita ja vastailemme asiakkailta tuleviin kysymyksiin.
– Iltapäivällä klo 13 tienoilla tulostamme päivän toisen varauslistan, ettei seuraavaksi aamuksi jää liian isoa lastia. Iltapäivällä myös piippaamme palautuksia ja hyllytämme niitä sen minkä ehdimme. Tähän työhön olemme onneksi saaneet apua musiikkiosaston sivarilta, joka onkin tosi nopea siinä hommassa.
Miten musiikkivarasto palvelee HelMet-kirjastoja? Entä muita Suomen kirjastoja?
– Pääpalvelu on luonnollisesti se, että otamme heiltä huonommin liikkuvan pois hyllystä ja tarpeen mukaan täydennämme sen luettelointitiedot. Kunnollinen luettelointi on välttämätöntä, koska näitä niteitä ei pääse selailemaan ja tekemään herätelainoja. Vastailemme myös kirjastojen kysymyksiin ja annamme ohjeita varastointikäytännöistä. HelMet-musiikkivarasto on Yleisten kirjastojen keskuskirjaston eli Helsingin varastona kaikkien kiinnostuneiden asiakkaiden käytettävissä.
– Aikaisemmin otimme myös vastaan poistotarpeessa olleita niteitä muista kirjastoista. Nyttemmin tämä sinänsä tärkeä palvelu on kuitenkin hallinnollisella määräyksellä lopetettu. Kun Kuopiokaan ei halua musiikkiaineistoja ottaa vastaan, ainoa vaihtoehto kaatopaikalle tai myynnille on tällä hetkellä oma varastointi.
Voiko asiakas tilata teiltä suoraan kaukolainoja vai vain kotikirjaston välityksellä?
– Kaukolainaus tapahtuu Suomessa aina kirjastojen välillä eli asiakas menee omaan lähikirjastoonsa, joka sitten tekee ihan normaalin varauksen HelMet-tietokantaan. Asiakkaat voivat toki soittaa meille ja yhdessä tutkimme, mikä on järkevin palvelumuoto. Jos asiakas esimerkiksi tarvitsee tekijänoikeudellisesti vapaan nuotin, helpointa on skannata se ja lähettää suoraan asiakkaan sähköpostiin. Fyysiset lainat täytyy edelleen tehdä oman kirjaston kautta. Mutta sitä ei pidä arastella, koska Helsinki välittää meidän kaukolainamme maksutta koko maahan eli meiltä tilatun ei pitäisi loppupäässä maksaa enää mitään. Jos maksaa, oma kirjasto on todennäköisesti syyllinen.
***
Miten päädyit työhön Tikkurilan musiikkivarastoon?
– Toimin vajaat 25 vuotta Tikkurilan kirjaston musiikkiosaston vastaavana, mutta kun varastoinnin tarpeet 2000-luvun alkupuolella alkoivat kaikkialla nousta pakottaviksi, ryhdyin
ideoimaan alueellista ratkaisua kellariimme, joka oli pahasti vajaakäytössä. Vuonna 2004 seudun kirjastot tekivät sitten sopimuksen, jonka perusteella Helsinki otti vastuulleen kirjat, Vantaa musiikin. Pääsin siirtymään varastomieheksi OKM:n eli käytännössä Hannu Sulinin suosiollisella tuella. OKM ehti rahoittaa valtakunnallisesti arvokkaaksi nähdyn HelMet-musiikkikokoelman takautuvaa luettelointia 10 vuoden ajan.
– Minä olin väsynyt pitkään esimiespestiin ja halusin viimeiset työvuoteni tehdä sitä työtä, jota eniten rakastan ja jossa olen todennäköisesti parhaimmillani eli luettelointia. Asiat loksahtivat sopivasti paikalleen ja saatoin siirtyä tiskin ääreltä taustatyöhön. En ole katunut, vaikka asiakaspalvelun autuutta usein kaipaankin. Siihenkin kyllä helposti tempautuu, kun käy osastolla.
Millaista työsi varastossa on?
– Tänne kellariin ei päivä paista eikä kuu kumota, joten täytyy olla innostunut tekemään luettelointia tunnista ja päivästä toiseen. Minä olen. Toki päätetyötä rytmittävät asiakkaiden varaukset ja muut yhteydenotot sekä aineiston käyttökuntoon laittaminen, joka taas kysyy askarteluintoa. Sitäkin minulla on riittämiin, joten päivät sujuvat ilman ikkunaa varsin hyvin. Kasvilampun alla kasvava viherkasvi muistuttaa koko ajan siitä, että oven takana on elämää. Ulkopuolisen silmin työni on epäilemättä puuduttavan yksitoikkoisen oloista, mutta dokumentit ovat niin kiehtovia, ettei yksitoikkoisuus useinkaan ole ongelmana, pikemminkin työn määrä.
Miten paljon varastossa on työtä?
– Olisi helppo vastata lyhyesti ”liikaa”, mutta se ei olisi aivan totta. Tekemätöntä työtä on valtavasti, sillä rekisterissämme olevan yli 71 000 niteen lisäksi meillä on käsittelemätöntä aineistoa tuhansia yksiköitä. Siksi oikea vastaus kysymykseen on ”niin paljon kuin ehditään tehdä”. Sitä mukaan kun saadaan valmista, tulee uutta tekemistä myös HelMet-kirjastoista, jotka lähettävät jatkuvasti uutta varastoitavaa.
– Olen itse arvioinut, että kahdella vakituisella ammattilaisella homma jotenkuten pyörii, varsinkin kun saamme ajoittain kiireapua. Jollain aikavälillä kirjastojen tarve varastoida vinyylilevyjä, nuotteja ja kirjoja hiipuu, mutta CD-levyjen tilanne on toistaiseksi erittäin dynaaminen. Vaikka määrärahojen on leikattu, tilaongelmat pakottavat varastoimaan hyvin liikkuvaakin aineistoa koko ajan.
***
Miten kuvailisit Tikkurilan musiikkivaraston vastuuta musiikkiaineiston ylläpidosta ja dokumentoinnista?
– Jos puhutaan vain HelMet-kirjastoista, olemme tällä hetkellä se valtatien viimeinen majatalo. Jos me emme laita tiettyjä asioita kuntoon, ne jäävät rempalleen. Meillähän on poikkeuksellinen tilanne, kun emme joudu pikakäsittelemään uutuuksia vaan voimme tehdä kunnolla sen minkä teemme. Hiukan laajemmin ajatellen HelMet-musiikkivarasto on Suomen suurimpia musiikkikokoelmia ja erityisesti vanhemman aineiston osalta monella tavalla varmasti myös poikkeuksellisen hyvin varustettu. osin jopa ainutlaatuinen. Kun tänne on kertynyt aineistoa monesta kokoelmasta, mukana on myös paljon harvinaisuuksia.
Miltä historia ja nykyhetki näyttää?
– HelMet-musiikkivarasto perustettiin tilanteessa, jossa musiikkiaineiston valtakunnallisen varastoinnin organisointi näytti sekä välttämättömältä että kiireiseltä. Kirjastot pyrkivät eroon vanhoista kasetti- ja vinyylikokoelmistaan, vaikka tuolloin ei vielä tiedetty, että musiikkilainauksen huippuvuosi oli jo koettu vuonna 2003. Moni nykyään luonnollisena pidetty asia kuten Spotify oli vielä keksimättä, mutta hyllyt pullottivat.
– Tilanne oli pulmallinen erityisesti sen takia, että Varastokirjasto, jonka varaan useimmissa kirjastoissa oli laskettu, oli lyhyen kuherrusvaiheen jälkeen käytännössä lopettanut musiikkiaineiston käsittelyn ja sitten jossain vaiheessa myös totesi ääneen, ettei LP-levyjä tai nuotteja ole syytä lähetellä. Tuossa vaikeassa tilanteessa pidettiin yhtenä mahdollisuutena sitä, että HelMet-musiikkivarastosta voitaisiin rakentaa – OKM:n tuella – valtakunnallinen musiikin keskusvarasto, siis eräänlainen Varastokirjaston filiaali.
– Kuluneen noin kymmenen vuoden aikana ei Varastokirjaston resurssitilanne ole parantunut, vaikka yrityksiä ei ole puuttunut. Riittävää tahtoa ei ole löytynyt ministeriön sisällä eikä ehkä myöskään päättäjien tai kirjastojen piiristä. Valtavista rahamääristähän ei olisi kysymys. Tällä hetkellä myös HelMet-kirjastojen johtajat ovat panneet selvän stopin musiikkivaraston kehittämiselle. Se saa olla olemassa, mutta se ei saa viedä kirjastojen resursseja kuin pikkuriikkisen. Tällä hetkellä varasto kyllä palvelee valtakunnallisesti, mutta ei missään tapauksessa voi toimia aitona keskusvarastona, koska vuoden 2015 alusta alkaen täällä ei ole enää ollenkaan omaa henkilökuntaa.
Entä tulevaisuus?
– Päätös jättää HelMet-musiikkivarasto kylmilleen tarkoittaa uskoakseni kahta asiaa. Ensinnäkin kirjastoista tulevien uusien nimekkeiden varastointi hidastuu merkittävästi, samoin niiden saaminen takaisin käyttöön. Jo nyt makaa paljon varastoon siirtoa odottavia CD-levyjä seudun kirjastoissa, eikä kukaan osaa sanoa, milloin ne taas ovat kiinnostuneiden ulottuvilla. Tätä ongelmaa yritetään varmasti ratkoa, mutta asiasta välittävillä on varsin vähän valtaa resurssien jakamisessa.
– Toinen resurssien leikkauksen tai pikemminkin kieltämisen (varastohan on koko tämän vuosikymmenen toiminut ja palvellut OKM:n rahoituksella, HelMet-kirjastot eivät ole suoranaisesti osallistuneet lainkaan palkkakustannuksiin) seuraus on se, että varastoon muualta kertyneet musiikkivarannot uhkaavat jäädä pysyvästi hyödyntämättä. Kaikki siitä ei tietenkään ole yhtä arvokasta, mutta joukossa on paljon korvaamattoman tärkeää, kuten mm. Venäjä-instituutin kirjastosta HelMet-alueelle siirretty kokoelma, jonka musiikkiosuus odottaa nyt käsittelyään Tikkurilassa. Olemme myös saaneet vuosien varrella mielenkiintoisia lahjoituksia, jotka otettaisiin epäilemättä ilolla vastaan asiakaskunnassa, kuten noin sadan 1980-luvun diskovinyylin kokoelma.
– Ilman muuta suurin tulevaisuuden epävarmuutta lisäävä tekijä on yleisten kirjastojen yleinen suuntautuminen, joka tällä hetkellä ei katso vanhoja kokoelmia hyvällä silmällä. Juhlapuheissa tämän ”pitkän hännän” arvo ehkä vielä myönnetään, mutta käytännön päätösten kohdalla melkein mikä tahansa muu ajaa varastokokoelman tarpeiden ohi. Helsingin kaupunginkirjastolla on keskuskirjastona poikkeuksellinen valtakunnallinen vastuu, mutta koska se hoitaa jo yksinään kirjavaraston, on siellä katsottu, ettei musiikkivarasto kuulu enää heidän vastuulleen. Näkökanta on ymmärrettävä, mutta valitettava.
– Pohjimmiltaan on tietenkin kysymys arvoista. Varastokokoelma ei koskaan voi kilpailla määrällisesti uutuushankinnan kanssa, vaikka HelMet-musiikkivaraston kaikki lainausluvut ovat olleet koko ajan nousussa ja esimerkiksi kaukolainaus tuplaantuu vuodesta 2013. Päättäjien täytyisi ymmärtää, että varastoidulla kokoelmassa on arvoa ja merkitystä, jota ei pelkillä luvuilla voi ilmaista. Tuon merkityksen näkee paikan päällä päivittäin, kun varaukset kohdistuvat hyvinkin harvinaisiin ja yleisesti ottaen marginaalisiin tuotteisiin. Hyvä esimerkki viimeksi mainituista ovat vanhat laulukirjat. Varsinkin vanhempi väki etsii ja löytää niistä jatkuvasti itselleen tärkeitä lauluja, jotka ovat muuten jo maailmasta kadonneet. Tällainen palvelu ei ole koskaan isoa, mutta sillä on kokoaan suurempi arvo kansalaisille.
– HelMet-musiikkivaraston kohtalon olisi syytä liikuttaa myös pääkaupunkiseudun ulkopuolisia kirjastoja ja niiden asiakkaita. Jos valtakunnallisiksi ajatellut palvelut hidastuvat tai loppuvat kokonaan vähäisten resurssien takia, on menettäjiä ympäri Suomea. Siksi on mitä toivottavinta, että HelMet-musiikkivaraston säilyttäminen ja jonkinlainen resurssien järjestäminen koetaan yhteiseksi haasteeksi ja tehtäväksi. Ei se helppoa tule olemaan, mutta uskoakseni sitä kannattaa kuitenkin yrittää. Itse jään eläkkeelle vuoden 2015 alkupuolella, käytännössä pitämättömien lomien takia jo vuoden vaihteessa. Olen julkisesti luvannut olla käytettävissä palkattomaan luettelointityöhön tuonkin jälkeen. Jää nähtäväksi, katsotaanko musiikkikokoelmat edes sen arvoisiksi.
Lisätietoja:
Heikki Poroila
Tikkurilan musiikkivarasto
tiedustelut aineistosta arkisin klo 9–15 09 8392 2201
heikki.poroila@vantaa.fi
Nämä tiedot voimassa vuoden 2014 loppuun.
Kuvat: Heikki Poroila
Tuomas Pelttari, toim.