Nationella referenskonferensen

Förstasida > Biblioteksbranschen > Rapporter, publikationer och artiklar > Nationella referenskonferensen

Biblioteksbranschen

Nationella konferensen för digital referensverksamhet 20.5.2005

Nationella utvecklingsdagen för referenstjänsten Fråga bibliotekarien 20.05.2005, Helsingfors stadsbiblioteks auditorium | Bilder (Robin Fortelius)

Förmiddagen

Den nationella utvecklingsdagen var lyckad. Antalet debattörer var 58, vilket innebar en stor uppslutning. Under förmiddagen presenterades verksamheten under året, under tidigare år och i framtiden. Tyvärr uteblev Päivi Jokitalos historiska översikt, men Matti Sarmela återgav historiken i korthet under sitt föredrag.

Katsaus palvelun nykytilanteeseen (powerpoint) / Nina Granlund (Dagens verksamhet: på finska)

Verkkotietopalvelun kehittäminen (powerpoint) / Matti Sarmela (utveckling av referenstjänsten, på finska)

Efter översikterna presenterade den nationella ansvarspersonen Nina Gräsbeck sig. Ansvarspersonens huvuduppgift är att se till att alla inkomna svar behandlas inom tre arbetsdygn. I praktiken kontaktar Tiina de besvarande biblioteken om hon märker att de väntande svaren verkar bli sena eller redan är försenade. Tiina besvarar också frågor som adresserats till ”Andra kommuner”.
Deltagare från två bibliotek återgav hur deras bibliotek har ordnat besvarandet. Leena Salminen vid Vasa stadsbibliotek berättade om hur avdelningarna, som ansvarar för olika ämnesområden, har skapat en biblioteksintern jour för frågorna i Fråga bibliotekarien. Leena Mattila i Oulunsalo kommunbibliotek återgav en plan för hur de små biblioteken kring Uleåborg eventuellt kommer att samordna verksamheten inom Fråga bibliotekarien.

Ertermiddagen

Efter lunch stod praktiska ärenden på programmet och en diskussion om olika problem följde.
Först behandlades menyn Boendeort, som vid senaste omarbetning ersatte menyn med besvarande bibliotek. Menyn Boendeort har förutom att den uppfattats som en positiv nyhet också orsakat praktiska problem:

Då menyn med besvarande bibliotek togs bort fråntogs frågeställaren också möjligheten att välja specialbibliotek som besvarande bibliotek. Frågorna vidarebefordras av redaktionen eller andra bibliotek till specialbibliotek. Då finns det risk att man inte kommer ihåg eller hinner dirigera frågorna till de mest adekvata specialbiblioteken. Om frågeställaren själv valde specialbibliotek, skulle ha högst sannolikt få svaret från just det biblioteket. Det är inte ändamålsenligt att begränsa valmöjligheten så att den i praktiken sköts av en person i redaktionen och ansvarspersonen.
Vidarebefordran av frågor medför en längre väntetid.
Är det bra att redaktionen filtrerar frågor som riktats till specialbibliotek? Vidarebefordran fungerar också i omvänd riktning. Då är det ett bättre alternativ att specialbibliotek dirigerar sådana frågor som inte motsvarar deras ämnesområde till kommunbiblioteken..
Det är ju hela tiden möjligt och rekommendabelt att logga in i publiceringssystemet och besvara frågor som motsvarar bibliotekets speciella ämnesområde eller överhuvudtaget besvararens specialkunskaper, utan vidarebefordran eller e-postbesked.
De borttagna menyerna minskar på pr-värdet. De små biblioteken har nytta av att synas inom verksamheten. Samtidigt är det bra för Fråga bibliotekarien att visa upp mångsidigt verksamma bibliotek inom tjänsten.
De borttagna menyerna har resulterat i en påtagligt mindre mängd frågor till specialbiblioteken. Även om de besvarande biblioteken förtecknas i en separat lista, så har inte frågeställarna längre fördelat sina frågor enligt ämne så som tidigare. Det finns inte exakt statistik att tillgå, eftersom statistikföringen inte fungerar ordentligt..
Antalet frågor som ställs till ”Annan kommun” har ökat. Frågeställarna riktar inte längre sina frågor till närmaste bibliotek som deltar i verksamheten. En del landskapsbibliotek följer upp frågor som kommer från bibliotek i deras landskapsbiblioteksdistrikt och många besvarare svarar på frågor ställda till ”Annan kommun”. Ändå faller många frågor på den nationella ansvarspersonens lott eller handhas av redaktionen när ansvarspersonen inte är på plats. Det är inte ändamålsenligt att minska på antalet besvarare.
Det är bra att man nu ser från vilken kommun frågan kommer. Det kan vara till nytta vid frågerelaterad informationssökning.
Många frågor som ställs av kunder i mindre kommuner rör bibliotekstjänster på närmaste större bibliotek. Då är det nödvändigt att vidarebefordra frågan till det bibliotek, vars tjänster frågan rör. Tyvärr innebär vidarebefordran igen mer tidsspill.
Det är förstås meningen att alla deltagande bibliotek regelbundet loggar in och kontrollerar om det bland alla inkomna frågor finns sådana som relaterar till bibliotekets ämnesområde eller geografiska läge. Och i så fall besvarar dem. I praktiken görs det här inte i tillräckligt stor omfattning, så att den nationella ansvarspersonen eller redaktionen inte skulle behöva vidarebefordra eller besvara frågor.

En lösning som framfördes var att lägga till en meny sist i frågeformuläret ovanför knappen ”Skicka frågan”. I menyn kunde man välja antingen specialbibliotek eller deltagande kommunbibliotek som önskad besvarare. Att välja bibliotek skulle vara frivilligt och menyerna skulle vara alternativa, så att det inte gick att välja bibliotek i bägge. Idén har tidigare behandlats av redaktionen och nu beslöt man att förverkliga den..

Dessutom föreslog man:

att tjänsten skall marknadsföras mer synligt
att rubriken för frågeformulärets fält ”Annat” skall ändras till ”Precisering”
att specialbiblioteken kort beskriver ur vilka ämnesområden de tar emot frågor
att frågeställaren också i det finska formuläret kan välja boendeort ”Utanför Finland”.

De här förslagen skall genomföras.

Det uppstod också diskussion kring ett enklare sätt att följa upp frågor från olika kommuner inom ett landskapsbiblioteksdistrikt och hur man effektivast kunde övervaka de svar som biblioteken inom området gett. Vid övervakandet är möjligheten att få besked om inkomna frågor från alla kommuner i landskapsbiblioteksdistriktet per e-post sannolikt till hjälp. Dessutom föreslogs att biblioteken inom ett landskapsbiblioteksdistrikt kunde indelas så, att om man valde Vasa landskapsbibliotek, så kunde man få en lista med frågor och svar från alla bibliotek inom landskapsbiblioteksdistriktet. Som en snabblösning på problemet framfördes möjligheten att välja flera bibliotek i svarsmodulen genom att välja med ctrl-tangenten nedtryckt. Det konstaterades att funktionen vore värd att skapas så fort som möjligt, men att de flesta landskap har så många kommuner, att det är lika arbetsamt att välja dem alla som att följa upp frågorna i enskilda kommuner..

Behovet av att utveckla frågeformuläret diskuterades. På några specialbibliotek har man tyckt att frågeformuläret borde omfatta en exaktare beskrivning av frågeställarens informationsbehov. Å andra sidan ansåg man att frågorna i sig visar ganska mycket om informationsbehovet utan tilläggskommentarer. Ärendet bordlades för senare behandling. Problemställningarna klargörs så småningom då fler specialbibliotek deltar.

Avslutningsvis behandlades grundläggande svarsprinciper, så som konsekvent tillämpning av svarsformuläret vid besvarande, reservering och tolkning av svar, svarsformulering, källor, tillämpningen av fälten Dolda svar och Besvararens anteckningar samt ämnesordssättning. På bibliotekshåll framförde man att intern kommunikation är till nytta och att man gärna tar emot respons.
Vi kan konstatera att dagen var angenäm. Vi behandlade många viktiga ärenden och dessutom var det verkligen trevligt att träffa människor ansikte mot ansikte. Jag hoppas vi ses snart igen!

Hälsningar
Nina Granlund
Redaktionen för Biblioteken.fi
nina.granlund@kirjastot.fi

(övers. Robin Fortelius)

Bilder (Robin Fortelius)

Bild 1