Tapahtumaresepti

Lelujen yö kirjastossa

Kuvaus ja tavoite

Lelujen yönä kirjastossa lasten tuomat pehmolelut viettävät yön kirjastossa. Yön aikana lelut elävät omaa elämäänsä ja tapahtuu kaikenlaista jännittävää. Lelujen toimista yön aikana otetaan kuvia, joista lapset näkevät, mitä heidän lelunsa on yön aika puuhaillut. Lelut tuodaan kirjastoon illalla klo 15-18 , ja pois lelut saa hakea seuraavana päivänä klo 10 alkaen.

Yhdistimme lelujen yöhön Suomi100-teeman siten, että pyysimme kaupunginjohtajalta ja kirjastotoimenjohtajalta leluja myös mukaan, ja nämä johtajien lelut järjestivät muille leluille Suomi100-kahvituksen lelujen yönä. Kirjastotoimenjohtajan lelu luki myös muille leluille sadun.

Jokainen lapsi sai kolme tulostettua kuvaa lelustaan sekä diplomin siitä, että on ollut rohkea ja viettänyt yön pimeässä kirjastossa. Diplomin "allekirjoittivat" kaupunginjohtajan ja kirjastotoimenjohtajan lelut.

Tavoitteena on järjestää lapsille hauskaa ilmaista ohjelmaa talvilomaviikolle sekä näyttää, mitä kaikkea kirjastossa voi puuhata.

Kategoriat
kirjastonkäyttö / tiedonhaku
sadut
asiakkaiden osallisuus ja yhteistyö
Kohderyhmä
lapset
Tapahtuman kesto
puoli päivää
Tapahtuman hinta
ilmainen
Suositeltava ajankohta
Porissa tapahtuma järjestettiin talvilomaviikolla, jolloin ihmisiä on muutenkin liikkeellä ja lapset kaipaavat tekemistä
Toimijat ja yhteistyötahot
Kirjasto, paikallinen media (=Yle, paikallisradio, maakunnallinen sanomalehti), kaupunginjohtaja
Tarvittavat materiaalit ja niiden käyttötarkoitus
Kamera (jolla saa hyviä kuvia hämärässä, koska leluthan ovat nimenomaan yöllä kirjastossa ja sen yöllisen tunnelman pitää välittyä kuvista), lelun ilmoittautumiskaavake (siihen kirjataan lelun nimi ja omistajan yhteystiedot sekä joitakin lelun tietoja, joita voidaan hyödyntää kuvauspaikkojen ja -kohteiden valinnassa), diplomi lelulle, muuta kuvausrekvisiittaa, esim. kahvikuppeja, hammasharjoja, peittoja, makuupusseja jne. yökyläilyyn liittyvää
Miten tapahtuma toteutetaan

Tapahtumapäivää varten rakensimme hyllyn, johon lelut tuodaan. Kun lapsi tuo lelun, hän täyttää (joko itse tai vanhempansa avustuksella) lomakkeen, johon kirjataan lelun nimi, väri ja lempikirja sekä lapsen yhteystiedot. Lomakkeen tietoja hyödynsimme kuvauksissa, esim. etsimme lelun lempikirjan ja otimme yhteiskuvan lelusta ja kirjasta. Otimme lomakkeesta ja lelusta yhteiskuvan, jotta osaamme yhdistää myöhemmin lelun oikeisiin tietoihin. Leluja sai tuoda klo 15-18 saakka (kirjasto oli auki klo 20 saakka). Klo 18 aloimme kuvata ennakkosuunnitelman mukaisesti: lelut aloittivat kahvittelulla ja sen jälkeen osa leluista pesi hampaitaan. Vielä ennen kotiinlähtöä tulostimme kasan valokuvia, ja osan kuvista ehdimme jakaa lelukohtaisiin pinoihin. Yöksi jätimme tulostimen tulostamaan ison pinon valokuvia.

Seuraavana aamuna aloitimme kuvaukset klo 7: lelujen nukkuminen, satutunti sekä muuta puuhaa kirjastossa (esim. lp-levyjen kuuntelu, keskusradiossa kuuluttaminen, palautusautomaatin hihnalla kulkeminen, kärryillä hurjastelu...). Koska meitä oli vain kaksi henkilöä tekemässä tapahtumaa, jaoimme työn seuraavasti: Toinen kuvasi ja kävi välillä siirtämässä kuvat koneelle ja tulostamassa, toinen taas jaotteli tulostettuja kuvia lelukohtaisiin pinoihin.

Aamupäivällä klo 10 alkaen lapset saivat tulla hakemaan lelujaan, ja juuri ja juuri saimme jokaisesta lelusta kuvattua ja tulostettua kolme erilaista kuvaa. Jokaiselle lelulle kirjoitettiin myös diplomi siitä hyvästä, että on rohkeasti ollut kirjastossa yötä.

Missä vaiheessa järjestelyt tulee aloittaa, perustelut
Hyvissä ajoin, mielellään viikkoja ennen: tiedotus yhteistyökumppaneille (meillä kaupunginjohtaja ja media), kuvauspaikkojen ja lelujen puuhien miettiminen, omien toimintatapojen suunnittelu tapahtumapäivänä (mikä lelu kuvataan missäkin vaiheessa jne).
Tiedotuksen asiakkaille aloitimme noin kaksi viikkoa ennen tapahtumaa.
Tiedotus
Aloitimme tiedotuksen asiakkaille noin kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Käytimme normaaleja tiedotuskanaviamme: sosiaalista mediaa (Facebook ja Instagram), kirjaston verkkosivuja, paperisia julisteita ja flyereita sekä lehdistötiedotetta.
Koska halusimme mukaan sekä kirjastotoimenjohtajan että kaupunginjohtajan lelut, heille tiedotimme asiasta hyvissä ajoin pari kuukautta ennen tapahtumaa ja varmistimme heidän mukanaolonsa ja sen, että saamme heidän osallistumistaan mainostaa.
Tapahtuman aikana sekä Ylen paikallistoimitus että maakunnallinen sanomalehti tekivät jutun tapahtumasta.
Tapahtuman aikana latasimme silloin tällöin joitain kuvia kirjaston sosiaalisen median sivuille, ja tapahtuman jälkeen laitoimme kaikki kuvat kirjaston Facebook-sivulle. Kirjoitimme kuviin myös kuvatekstit, jotka tuovat kuviin hieman lisää syvyyttä ja tarinallisuutta.
Muuta huomioitavaa
Meidän tapahtumamme aikataulu oli hieman liian tiukka, jouduimme ottamaan osan kuvista hieman kiireessä. Lelujen hakuaikaa olisi voinut myöhäistää parilla tunnilla kymmenestä kahteentoista.
Diplomit voisi kirjoittaa valmiiksi jo samalla kun lelu tuodaan kirjastoon. Me kirjoitimme ne vasta aamulla ja kiirehän siinä tuli.
Tapahtuman toteuttanut kirjasto
Porin kaupunginkirjasto
Yhteystiedot
Arja Palonen ja Maiju Harju
Tapahtumapäivänä huomioitavaa
Porissa lelujen yöhön osallistui yhteensä 71 lelua, joka oli aika paljon enemmän kuin olimme ennakkoon ajatelleet. Tämän vuoksi kaksi tapahtumaa järjestävää kirjastonhoitajaa olivat täystyöllistettyjä lelujen vastaanotossa, joten iltavuoroon tarvitaan muutakin väkeä työvuoroon. Sama juttu seuraavana aamuna, kun lelujen kuvaukset jatkuvat.
Koska leluillamme oli ohjelmassa Suomi100-kahvitus, olimme jo päivällä rakentaneet kahvitilaisuuden rekvisiitat valmiiksi: pöydille valkoiset liinat, leikkikahvikuppeja ja -lautasia, keksejä ja karkkeja tarjottimille. Huomattava on kuitenkin se, että kirjasto oli vielä tuolloin auki, joten lelujen kanssa ei voi kulkea asiakastiloissa.
Olimme etukäteen miettineet, millaisissa tilanteissa leluja kuvataan ja miten vatrmistetaan se, että jokaisesta lelusta tulee kolme valokuvaa. Koska emme olleet varautuneet ihan noin suureen osanottajamäärään, suunnitelmamme eivät olleet aivan vedenpitäviä. Otimme kahvituksesta ja satutunnista isoja ryhmäkuvia, joissa näkyvät kaikki lelut, joten kaikille leluille oli jo kaksi kuvaa varmistettu. Loput lelut olisi kannattanut jakaa muutamaan ryhmään ja järjestelmällisesti kuvata jokainen lelu, mutta meillä pääsi käymään niin, että osa leluista päätyi useaan kuvaan ja osasta ei tullutkaan kolmatta kuvaa. Mutta onneksi ehdimme puutteet paikata vielä ennen lelujen noutoa.
Tulostettujen kuvien lajittelu oli yllättävän työläs vaihe. Meillä oli esim. useampia mustavalkoisia pandoja, ja välillä oli vaikeaa tunnistaa, mistä pandasta kussakin kuvassa oli kyse. Emme olleet halunneet kiinnittää lelujen kaulaan esim. numerolappua, sillä mielestämme se antaisi hieman liian liukuhihnamaisen ja persoonattoman vaikutelman tapahtumasta. Mutta olisivathan numerolaput kaulassa auttaneet huomattavasti kuvien lajittelua!