Yleisten kirjastojen neuvosto pöytäkirja 1/2007

Aika: Tiistai 24.4.2007 kello 13.00 – 16.00
Paikka: Helsingin pääkirjaston auditorio, Rautatieläisenkatu 8, Helsinki

Kokouspäivän ohjelmassa ennen varsinaista neuvoston kokousta klo 10.15 -12.15 kuultiin ajankohtaisista aiheista kolme informatiivista esitystä:

1. Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Maija Berndtson avasi kokouksen klo 13.00.

2. Läsnäolijoiden toteaminen

Todettiin keskuskirjaston sekä maakuntakirjastojen ja alueiden edustajat niiden aakkosjärjestyksen mukaan.  Läsnä olivat seuraavat edustajat:

Maija Berndtson (Helsinki), Jaana Tyrni (Espoo), Inkeri Jurvanen (Hämeenlinna), Rebekka Pilppula (Joensuu), Johanna Vesterinen (Jyväskylä), Erkki Romppainen (Kajaani), Helinä Kolehmainen (Kokkola), Mikko Vainio (Kouvola), Hilkka Kotilainen (Kuopio), Marja Malminen (Lahti), Ritva Nurminoro (Lapin maakuntakirjasto), Päivi Parviainen (Lappeenranta), Leila Utriainen (Mikkeli), Mervi Pekkala (Oulu), Paula Kauppila (Pori), Katja Jokiniemi (Porvoo), Rispa Elonheimo (Seinäjoki), Tuula Haavisto (Tampere), Inkeri Näätsaari (Turku), Birgitta Aurén (Vaasa), Marita Hakala (Etelä-Pohjanmaa / Lapua), Virpi Launonen (Etelä-Savo / Punkaharju), Marika Vakkala (Häme / Humppila), Tuula Jakonen (Kainuu / Sotkamo), Eeva-Liisa Kullberg (Keski-Pohjanmaa / Kannus), Pekka Termonen (Keski-Suomi / Kannonkoski), Merja Sali (Kymenlaakso / Anjalankoski), Eija Saramäki (Pirkanmaa / Pirkkala), Leif Storbjörk (Pohjanmaa / Jakobstad), Sinikka Panttila (Pohjois-Karjala / Kitee), Raija Seppänen (Pohjois-Pohjanmaa / Haukipudas), Liisa Häyrinen (Päijät-Häme / Heinola), Karri Hara (Satakunta / Eura), Marianne Lindblad (Uusimaa / Pornainen), Ulla Maunu (Varsinais-Suomi) / Aura).

Poissa olivat Etelä-Karjalan, Itä-Uusimaan, Lapin ja Pohjois-Savon edustajat.

Kokouksen sihteerinä läsnä oli neuvoston sihteeri, projektipäällikkö Hannu Taskinen keskuskirjastosta. Paikalla oli myös asiantuntijana, ja tulevana neuvoston sihteerinä erikoissuunnittelija Erkki Lounasvuori. Lisäksi kokoukseen osallistuivat asiantuntijoina toimintasuunnitelman FinELib-asioiden käsittelyn ajan erikoissuunnittelija Arja Tuuliniemi Kansalliskirjastosta ja perusaineistotyöryhmän jäsen, Informaatikko Pirjo Lipasti keskuskirjastosta.

3. Kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen sekä pöytäkirjan tarkastajien valinta

Puheenjohtaja totesi kokouksen päätösvaltaiseksi, kun läsnä oli yli puolet edustajista (35/39).
Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Eija Saramäki ja Marika Vakkala.

4. Esityslista hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan.

5. Toimintasuunnitelma 2007-2008

Ehdotus: Tarkistetaan ja päivitetään syyskokouksessa 2006 hyväksytty toimintasuunnitelma.  Lisätään suunnitelman osioon ”Verkon toiminta ja yhteistyö” kohtaan ”Yleisten kirjastojen yhteinen verkkostrategia”. Tarkistetaan myös suunnitelman rakennetta.

Käsittely: Erikoissuunnittelija Arja Tuuliniemi esitti katsauksen FinELib-konsortion ajankohtaisiin asioihin keväällä 2007 (.ppt). Keskusteltiin katsaukseen sisältyneiden asioiden lisäksi aineistojen etäkäyttötilanteesta.

FinELib-asioiden jälkeen toimintasuunnitelma käsiteltiin edellisessä kokouksessa hyväksytyssä muodossa ja järjestyksessä. Todettiin asioiden eteneminen ja täydennettiin suunnitelmaa eräiltä osin.

Verkon toiminta ja yhteistyö – osion käsittelyn yhteydessä Erkki Lounasvuori alusti työvaliokunnan ehdotukseen sisältyvän verkkostrategian laatimisen tarpeesta (EL tosin puhui ”operatiivisesta verkkotyösuunnitelmasta”) ja esityslistassa erillisenä kohtana olleen Neuvoston verkkotyöryhmän perustamisesta (.ppt). Verkkotyöryhmän perustaminen käsiteltiinkin tässä yhteydessä kokonaisuudessaan, mutta kirjataan omaksi kohdakseen pöytäkirjaan.

Vaikka strategiasta ja verkkotyöryhmästä keskusteltaessa jäi avoimeksi, mikä perustettavan työryhmän laatiman asiakirjan nimen pitäisi olla, itse ajatus valtakunnallisesti nykyistä paremmin koordinoidusta verkkopalveluitten kehittämisestä ottaen huomioon nykyiset tekniset mahdollisuudet sekä tuotantotapaan ja sisältöön liittyvät vaatimukset, sai voimakasta tukea. Todettiin, että jo vuoden 2008 valtionavustushakemuksia tehtäessä (ennen 31.10.07) pitäisi päästä hyödyntämään työryhmän valmistelua. Esitettiin, että työryhmän olisi syytä analysoida avustusten jakautumista edellisillä hakukierroksilla, ja tutkia hankkeitten rahoitusmahdollisuuksia EU:n kautta.

Päätös: Toimintasuunnitelman rakennetta muutettiin siirtämällä Verkon toiminta ja yhteistyö – osio ensimmäiseksi. Siihen lisättiin kohta Yleisten kirjastojen yhteinen verkkostrategia. Päätettiin perustaa neuvoston verkkotyöryhmä.  Aineistojen saatavuus –osioon lisättiin kohta Tekijänoikeuslainsäädäntö.  Toimintasuunnitelma päivitetään muuten yksityiskohtaisemman käsittelyn yhteydessä sovitun mukaiseksi.
Toimintasuunnitelma 2007-2008 (.doc, päivitetty 24.4.2007)

6. Neuvoston verkkotyöryhmän perustaminen

Asia käsiteltiin toimintasuunnitelman yhteydessä.

Päätös: Perustetaan työryhmä valmistelemaan yleisten kirjastojen yhteisiä linjauksia verkkopalveluitten kehittämiseksi, ja tekemään ehdotuksia niiden vaatimista käytännön toimenpiteistä.  Neuvoston jäsenet voivat tehdä ehdotuksia työryhmän jäsenistä sihteerille 15.5.2007 saakka. Työvaliokunta perustaa ehdotusten pohjalta 5-7 – jäsenisen työryhmän 31.5.2007 mennessä. Työryhmän kokoonkutsujaksi ja puheenjohtajaksi nimetään erikoissuunnittelija Erkki Lounasvuori keskuskirjastosta. Ryhmä työskentelee sillä tavalla avoimesti verkossa, että kiinnostuneet voivat koko ajan seurata työn etenemistä ja kommentoida sitä. Työryhmän olisi saatava ensimmäinen esityksensä neuvoston syyskokouksessa 23.10.2007 käsiteltäväksi.

7. Virtuaali-Manda

Kansalliskirjaston Nelli-pääsuunnittelija Ari Rouvari on lähettänyt neuvostolle esityksen / tarjouksen MANDA-tietokannan korvaamisesta Nellin Virtuaali-Mandalla. Hanke-esitys on käsitelty Kansalliskirjaston johtoryhmässä.

Esityksen keskeinen sisältö on:
- Kansalliskirjasto on valmis tekemään kaukopalvelun avuksi Nelliin ns. Virtuaali-Mandan, pikahakuryhmän, jossa monihaku (metasearch) kohdistuisi kaikkiin maakuntakirjastokokoelmiin sekä Varastokirjastoon. Virtuaali-Manda toteutettaisiin niin, että niissä tapauksissa, jolloin maakuntakirjaston kokoelma on osana ns. kimppa-kirjastoluetteloa, haku kohdistuisi maakuntakirjaston eikä koko kirjastokimpan kokoelmaan.

- Nykyinen "jäädytetty" Manda poistettaisiin verkosta.

Optioita:

- Haluttaessa voidaan toteuttaa myös kaukopalvelulomake SFX-linkityspalvelulla (järjestelmä esitäyttää kaukopalvelulomakkeen; käytöstä on sovittava vastaanottavien kirjastojen kanssa; lomake on tällä hetkellä käytössä ainakin Kuopion yliopiston kirjastossa)

- Lisäksi Nelli-toimisto on valmis tekemään Virtuaali-Mandaan rajapinnan kopioluettelointia varten (Z39.50 ja SRU). (Käyttömahdollisuutta saattaa rajoittaa mahdolliset luettelointitietueiden hankintasopimukseen liittyneet/liittyvät ehdot.)

Virtuaali-Mandan toteuttaminen ei aiheuta kustannuksia eikä lisätyötä kirjastoille.

Virtuaali-Manda olisi käytettävissä noin 1-2 kk jälkeen neuvoston päätöksestä.

Ehdotus on ennakolta lähetetty maakuntakirjastoille tiedoksi, ja samalla niille on esitetty asiaa koskevia kysymyksiä, joista yhteenveto on käytettävissä kokouksessa.

Käsittely: Sihteeri totesi, että ennakolta annetuissa vastauksissa (7 kpl) kannatettiin Yleisten kirjastojen yhteisluettelotietokanta-Mandan lakkauttamista ja sen korvaamista Nelli-tiedonhakuportaalilla tehdyllä Virtuaali-Mandalla. Lisäksi kannatettiin kaukopalvelulomakkeen ja kopioluettelointimahdollisuuden toteuttamista.

Käsittelyn yhteydessä ei tehty tarjouksen hylkäävää esitystä. Käydyssä keskustelussa kosketeltiin mahdollisia kopioluettelointia rajoittavia seikkoja, mutta päädyttiin siihen, että ne eivät estä kopioluettelointimahdollisuuden toteuttamista.

Päätös: Annetaan Kansalliskirjastolle vastaus, jossa todetaan Yleisten kirjastojen neuvoston kannattavan Virtuaali-Mandan, kaukopalvelulomakkeen ja kopioluettelointirajapinnan toteuttamista hanke-esityksessä kuvatulla tavalla. Lisäksi neuvosto katsoo, että Manda-yhteisluettelo voidaan lakkauttaa.

8. Musiikkiäänitteiden varastointi

Yleiset kirjastot ovat kantaneet huolta musiikkiaineiston varastoinnin asianmukaisesta järjestämisestä valtakunnallisesti. Varastokirjasto otti vastaan ja luetteloi musiikkiäänitteitä 1996–2001, mutta lopetti luetteloinnin resurssipulan vuoksi vuonna 2002. Sen paremmin keskuskirjastolla kuin maakuntakirjastoillakaan ei ole varastointivelvoitetta. HelMet-kirjastot ovat perustaneet musiikkivaraston Vantaalle. Periaatteessa siitä voitaisiin tehdä valtakunnallinen palvelu, jos tällaista ratkaisua pidettäisiin tarkoituksenmukaisena.

Keskuskirjasto järjesti asiasta neuvottelukokouksen 28.2.2007. Mukana oli OPM:n, Varastokirjaston, Kansalliskirjaston ja HelMet-kirjastojen edustaja. Kokouksen muistio sekä kaksi taustamuistiota toimitettiin neuvostolle esityslistan liitteenä.

Asiaa on käsitelty Varastokirjaston uudessa johtokunnassa 12.3.2007, mutta se jätettiin pöydälle lisäselvitysten tekemiseksi. Asia tulee uudelleen käsiteltäväksi toukokuun lopulla.

Käsittely: Asiasta keskusteltiin eri kannoilta, mutta koska lisäselvitykset ja asian käsittely Varastokirjaston johtokunnassa ovat kesken, todettiin, että asiaan palataan myöhemmin.

9. Neuvoston strategian laatiminen

Neuvoston syyskokouksessa 2006 keskusteltiin strategian laatimisesta. Tällöin toistaiseksi siirrettiin päätöksen tekemistä asiassa. Yliopistokirjastojen neuvosto on uudistanut strategiansa, Erikoiskirjastoilla on strategia, AMKIT-konsortion strategia on äskettäin valmistunut. Kirjastosektoreitten yhteiskokouksessa 20.3.07 käydyssä keskustelussa väläytettiin jopa kirjastosektoreitten yhteisen strategian laatimista.

Käsittely: Keskusteltiin neuvoston strategian laatimisesta.

Päätös: Työvaliokunnalle annettiin tehtäväksi valmistella syyskokoukseen ehdotus siitä, miten strategiatyössä edettäisiin.

10. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.00.

Maija Berndtson, puheenjohtaja
Hannu Taskinen, sihteeri

Pöytäkirja tarkastettu

Eija Saramäki
Marika Vakkala