Ohjesääntö

Säännöt hyväksytty Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkoston kokouksessa 2.11.2012.
Lisäykset ja muutokset:

  • lisäys kohtaan 4. (Neuvoston tehtävät ja toimintaperiaatteet) asiantuntijoiden kutsumisesta hyväksytty verkoston vuosikokouksessa 28.11.2014.
  • muutos kohtaan 3. (Kokoonpano, työskentelytavat ja päätöksenteko) neuvoston jäsenmäärästä hyväksytty verkoston vuosikokouksessa 9.12.2015.

1. Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto

Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkosto koordinoi ja kehittää toimialan yhteistyötä ja toimii neuvottelukumppanina ja yhteydenottotahona erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden näkemyksiä ja tarpeita koskevissa asioissa.

Verkostoon voi kuulua julkishallinnon, yksityisten ja valtionapua saavien tutkimuslaitosten, säätiöiden ja yhteisöjen sekä yritysten kirjastoja ja tietopalveluja. Verkosto toimii yhteistyössä yleisten kirjastojen sekä tieteellisten kirjastojen ja oppilaitoskirjastojen kanssa osana kansallista ja kansainvälistä kirjasto- ja tietopalveluverkkoa.

2. Verkoston tehtävät

Verkoston tehtäviin kuuluu

  • Edustaa jäsenkirjastoja kansallisen kirjastoverkon toimintaan ja kehittämiseen liittyvissä asioissa tekemällä aloitteita ja esityksiä sekä antamalla tarvittaessa lausuntoja.
  • Edistää erikoiskirjastojen ja tietopalvelujen välistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.
  • Edistää yhteistyötä ja vuorovaikutusta alansa sidosryhmien ja kansallisen kirjastoverkon kanssa.
  • Tehdä tunnetuksi erikoiskirjastojen ja tietopalvelujen kokoelmat ja sisällöntuotanto kansallisen tietoverkon osana.
  • Edistää yhteistä suunnittelua, yhteisten tietovarantojen, palveluiden ja avoimen tiedonsaannin kehittämistä sekä vaikuttavuuden kasvua kansallisia kirjastopalvelulta organisoitaessa.
  • Seurata kansallisen ja kansainvälisen kirjasto- ja tietopalvelualan kehitystä.

3. Kokoonpano, työskentelytavat ja päätöksenteko

  • Kutakin toiminnassa mukana olevaa organisaatiota edustaa jäsenorganisaation valtuuttama edustaja
  • Jäsenorganisaation valtuuttaman edustajan lisäksi verkoston kokouksiin ja muihin tapahtumiin voivat osallistua myös muut jäsenorganisaation kirjaston tai tietopalvelun henkilöstöön kuuluvat
  • Äänestystilanteessa kullakin jäsenorganisaatiolla on yksi ääni
  • Verkosto kokoontuu vähintään kerran vuodessa ja kokouksiin voidaan kutsua asiantuntijoita
  • Verkostokokouksissa valitaan Erikoiskirjastojen neuvosto, jossa on vähintään 8 jäsentä ja 2 varajäsentä, jotka siirtyvät jäseniksi, jos varsinainen jäsen eroaa kesken kauden. Neuvoston jäsenet valitaaan vuodeksi kerrallaan jäsenorganisaatioiden edustajista. Neuvosto valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin. 
  • Verkoston päätökseksi tai kannanotoksi tulee se näkemys, jota vähintään puolet kokoukseen osallistuneista edustajista kannattaa
  • Sääntöjen muutoksista päätetään verkostokokouksissa

4. Neuvoston tehtävät ja toimintaperiaatteet

Neuvoston tehtäviin kuuluu

  • Erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden edunvalvonta kansallisessa kirjastoverkossa.
  • Edustaa verkostoa eri sidosryhmien kanssa käytävissä neuvotteluissa ja keskusteluissa.
  • Antaa tarvittaessa lausuntoja ja perustaa työryhmiä
  • Nimetä pyydettäessä edustajat ulkopuolisiin alan yhteistyötyöryhmiin ja hankkeisiin sekä pitää luetteloa nimetyistä edustajista
  • Valmistella verkostokokoukset sekä toimia verkoston toimeenpanevana elimenä
  • Kartoittaa sekä koordinoida jäsenkirjastojen ja tietopalvelujen mielipiteitä ja kannanottoja alan toimintaan liittyvissä kysymyksissä
  • Tehdä aloitteita sekä ideoida erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkoston toimintaa
  • Tiedottaa erikoiskirjastojen ja tietopalveluiden verkoston toiminnasta

Neuvosto kokoontuu tarpeen mukaan. Neuvosto on päätösvaltainen, kun paikalla on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään 3 neuvoston jäsentä. Neuvosto voi halutessaan kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita.

5. Kustannukset

Kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa kukin osallistujaorganisaatio.